Каким быть современному документообороту компании?

На первый взгляд скучные слова «регламент», «документооборот», «систематизация», «архив» и другие подобные покажутся лишними в работе небольшой компании и уместными лишь в больших корпорациях. Однако специалисты в области документооборота уверены, что эти слова должны быть с самого начала существования каждой организации. Дело в том, что те или иные документы имеются у всех юридических лиц: входящие и исходящие письма, приказы, бухгалтерские отчеты, справки о кадровом составе и прочее. Правильное их оформление и хранение позволит рабочим процессам быть отлаженными. Отметим, что организациям сегодня проще отдать делопроизводство специализированной компании, о чем по ссылке https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/ имеется подробная информация.

Многие компании знакомы с внештатным бухгалтером, который приходит в офис несколько раз в месяц или даже реже. Руководство здесь считает такой способ сотрудничества целесообразным, так как документы и отчетность ведет профессионал, при этом отсутствует необходимость оборудования рабочего места с покупкой техники, канцелярских принадлежностей и другого в офисе, не нужно делать отчисления в разные фонды по работнику. Сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями экономит бюджет компании. Такие важные задачи организации, как бухгалтерский учет, делопроизводство, IT-инфраструктура, охрана и безопасность, уборка и ряд других возможно передать в ведение специализированной компании.

Внешний и внутренний документооборот можно передать на аутсорсинг в полном объеме или частично. Данный шаг позволит компании провести аудит организации делопроизводства, наладить систематизацию документов и их правильное оформление, в короткие сроки внедрить новые технологии приема, обработки и хранения, в том числе, с использованием специализированного программного обеспечения, снизить нагрузку на персонал компании. Партнерство с аутсорсинговой компанией позволяет решить такие задачи организации, как разработать и внедрить процедуры и регламент документооборота, перевести систему документооборота в электронный формат, научить сотрудников новым технологиям ведения документооборота. Важным является полная готовность организации к любым проверкам государственных органов, так как документооборот здесь в полном соответствии с правовыми нормами.