«1С:Предприятие 8» и компания «1С-Рарус» помогли компании Jeans Symphony ускорить документооборот в 2 раза и сократить время составления бюджета в 2,5 раза

Для повышения эффективности бизнеса Jeans Symphony руководство компании приняло решение в дальнейшем работу бизнес-подразделений оценивать по приносимой ими чистой прибыли, а не только по их доходам, и вести аналитику всех затрат по местам их возникновения. Для достижения этой цели требовался инструмент, позволяющий планировать, отражать и контролировать доходы и расходы по каждому региону, дивизиону, магазину и в целом по компании.
Другой не менее важной задачей в компании являлось упорядочение существующей системы документооборота. В компании отсутствовало единое хранилище документов. Документы хранились по месту их создания или поступления по разным структурным единицам. Поиск необходимого документа занимал неоправданно много рабочего времени и увеличивал время реагирования на внешние запросы поставщиков и покупателей. Из-за задержки получения необходимого документа в финансовой службе могли нарушаться сроки оплаты, а отсутствие эффективного контроля создавало возможность утери документов.
Руководство компании приняло решение о создании корпоративной автоматизированной системы для ведения управленческого учета с единым хранилищем документов. Для построения такой системы была приглашена компания «1С-Рарус», имеющая большой положительный опыт внедрения автоматизированных систем на корпоративном рынке.
Специалисты компании «1С-Рарус» предложили руководству компании «Джинсовая симфония» для ведения финансового учета программу «1С:Управление корпоративными финансами 8», а для создания единого хранилища документов — «1С:Документооборот 8 КОРП».
Дополнительным фактором для принятия решения о внедрении «1С:Управление корпоративными финансами 8» послужило то, что данная конфигурация включает в себя подсистему «1С:Бухгалтерия 8», поэтому при переходе не возникает вопрос о первоначальном переносе документов и справочников, а для бухгалтеров компании, работавших в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», программа имеет привычный интерфейс.
Проект был выполнен в течение полугода. Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило сократить время поиска необходимого документа в десятки раз. В настоящий момент в системе прописано порядка 40 различных маршрутов согласования документов. При прохождении процесса согласования и утверждения в системе сохраняются все варианты обсуждаемого документа и все предложения и замечания по нему. После согласования подписанный документ сдается в архив, а в дальнейшей работе используется скан и полученные с него бумажные копии. Автоматизация данного процесса позволила сократить время на согласование документов в среднем в два раза и исключить утерю документов.
Внедрение программы «1С:Управление корпоративными финансами 8» обеспечивает контроль над расходом денежных средств в пределах установленных лимитов. На сегодняшний день настроено более 10 маршрутов согласования платежей, включающих по несколько точек согласования. В результате значительно сократилось время согласования платежей, так как визуализировались точки согласования, тормозящие процесс. Обмен информацией программы «1С:Управление корпоративными финансами 8» с программой «1С:Документооборот 8 КОРП» позволил исключить дублирование работ по вводу информации.
Оптимизирован процесс планирования доходов и расходов для составления бюджетов и получения прогноза по финансовому результату. На основании планов по доходам и расходам, заполненных в системе удаленными подразделениями, в центральном офисе согласуется и утверждается бюджет. Время составления бюджета сократилось в 2,5 раза. Анализ первых полученных финансовых отчетов в различных разрезах компании позволил определить точки роста для повышения эффективности работы компании.