Учет ремонтов

Автомобиль – это транспортное средство с большим количеством сложных механизмов и мелких элементов. В процессе эксплуатации автомобиля они изнашиваются, ломаются, мелкие элементы теряются. В конечном итоге автомобиль ломается, и его ставят на ремонт. Во время ремонта производится установка новых запасных частей, и автомобиль продолжает работать. Пока на предприятии 1-2 автомобиля, то в ведении учета ремонтов нет никакой необходимости. Достаточно контролировать выдачу запасных частей на уровне бухгалтерского учета. Но с увеличением парка и возрастом автомобилей количество ремонтов и оборот запасных частей увеличивается. Начинают проявляться недостатки учета ремонтов только по бухгалтерским данным:
 возрастает время проведения ремонтов;
 повышаются затраты на приобретение запасных частей;
 снижается эффективность использования автомобилей.
Без изменения подхода к учету ремонтов и организации строгого контроля над оборотом запасных частей, глубокого анализа причин поломок автомобилей исправить ситуацию очень непросто. Но какой подход выбрать? Как организовать работу ремонтных служб? Как вести учет ремонтов? С чего начать? Подобные вопросы нам задают периодически. В данной статье мы постараемся раскрыть эти вопросы.
В отличие от регламентации работы диспетчерской службы, которая, в основном, стандартизирована законодательными нормативно-правовыми актами, работа ремонтных служб не стандартизирована. Поэтому каждое предприятие само определяет для себя методику ведения учета, список обязательных документов, отчетов. Чаще всего учет ремонтов сводится к решению следующих задач:
 формирование и контроль исполнения графиков ТО;
 учет полученных запасных частей в разрезе автомобилей;
 учет времени нахождения водителя на ремонте;
 контроль пробега шин.
Подобный учет позволяет решать задачи бухгалтерии, но не ремонтных служб. И это главная проблема таких решений.
На наш взгляд, учет ремонтов, предназначенный для ремонтных служб, должен решать следующие задачи:
 формирование и исполнения графиков ТО;
 анализ неисправностей автомобилей;
 учет общего времени простоя автомобиля;
 учет фактического времени ремонта автомобиля;
 контроль наработки часов оборудованием, установленным на автомобиле;
 контроль пробега/наработки часов запчастей с момента установки до момента установки новой запчасти;
 анализ причин преждевременного списания шин;
 анализ причин преждевременного выхода из строя АКБ;
 формирование обязательных бухгалтерских документов (акты списания, дефектные ведомости и т.д.);
 расчет коэффициента технической готовности парка.
Для организации учета ремонтов в первую очередь необходимо разработать внутренний нормативный документ (Регламент, Положение и т.д.), в котором должны быть описаны:
 правила ведения учета ремонтов;
 действия ответственных лиц при поломке (сходе) автомобиля, находящегося в рейсе;
 формы документов (ремонтный лист, акты, справки и т.д.), которые выписываются при проведении ремонтов, а также правила их заполнения;
 сроки предоставления отчетов.
На все ремонты транспорта, в том числе и проведение ТО, необходимо выписывать ремонтный лист, в котором обязательно должны быть указаны:
 дата и время выписки ремонтного листа;
 автомобиль;
 неисправность, из-за которой сломался автомобиль или тип ТО;
 дата и время начала ремонтных работ;
 дата и время окончания ремонтных работ;
 выполненные работы;
 установленные запасные части и материалы;
 дата и время закрытия ремонтного листа;
На основании данной информации можно определить:
 отношение между общим временем простоя автомобиля и временем ремонта;
 причины вынужденных простоев;
 среднюю наработку (пробег или часы) запчастей как на конкретном автомобиле, так и по предприятию в целом.
Модуль «Ремонты» системы SIKE.Autopark, предназначен для комплексной автоматизации учета ремонтов на предприятии. В модуле «Ремонты» реализовано более 10-ти различных процессов ведения учета ремонтов на предприятии, что позволяет эффективно использовать его в организациях различных сфер деятельности (транспортных услуг, муниципальные предприятия, предприятия нефтяной, газовой и горнодобывающей промышленности) и решать задачи ремонтных служб.