Почему классические системы документооборота не подходят строительным организациям

Как правило, специалисты строительных компаний знают или хотя бы слышали о том, что на рынке присутствуют десятки или даже сотни программ для автоматизации документооборота. Все они схожи в той или иной степени и, в то же время, имеют ряд отличий: в плане возможностей, функционала, стоимости и так далее. Следовательно, разнообразие настолько велико, что, на первый взгляд, говорить об отличительных особенностях одной, конкретно взятой программы для ведения документооборота в строительстве – дело пустое. В чём, собственно, она может превзойти себе подобных? Тем не менее, такой пример привести можно. В данном случае он связан с программой «АЛТИУС — Документооборот».

Но начнём по порядку, чтобы дальнейшее повествование было более понятным и очевидным. Опишем стандартную ситуацию, которая строится по следующему сценарию. Строительная организация покупает некую систему документооборота (неважно какую), успешно её внедряет и запускает в работу. Использование программы происходит удачно первое время, но через год или два невооруженным взглядом становится видно, что программа просто «умирает». Это вызвано лишь тем, что специалисты строительной организации всегда заняты. Причём это очевидный факт, а не ироничное замечание в адрес последних. В строительстве существует проблема кадрового «голода» — найти квалифицированного специалиста СДО, ПТО или службы прораба очень трудно. В результате, на квалифицированных специалистов возлагается ещё и работа в программе документооборота. Естественно, отвлекаться от производственного процесса на ввод данных ещё в одну программу им просто некогда. Нет, они не заявляют, что отказываются работать в программе. По объективным причинам они расставляют приоритеты в работе, отдавая первостепенное значение производственной деятельности. Ввиду такого положения дел данные в систему документооборота вносятся нерегулярно, что и ведёт к потере актуальности информации в ней. Устаревшие сведения в работе помогают мало, а новые никто не фиксирует.

Вернувшись к программе «АЛТИУС – Документооборот», нужно сказать о том, что её неоспоримое преимущество заключается в том, что она встроена в компьютерную систему управленческого учёта «АЛТИУС – Управление строительством». Поясним, что это значит. Как только какой-либо сотрудник, которому поручено внести документ (например, договор, акт выполненных работ и т.д.) в программу, вводит его в учётную систему, автоматически на этот документ создаётся карточка. Причём сотрудник может даже и не знать, что на документ уже создалась карточка, и начался процесс визирования – если в его обязанности не входит работа с карточкой документа он просто её не увидит. Ответственные сотрудники (обычно секретари) прикрепляют отсканированные копии документов, чертежи, сметы графики и так далее. Процесс визирования же ведётся в автоматическом режиме. В результате, сотруднику не нужно осваивать программу полностью и тратить массу времени на документирование своей деятельности (сотрудник работает только в пределах вменённых ему обязанностей, в одном из модулей). Ведь всё происходит в автоматическом режиме. Именно поэтому программа «АЛТИУС — Документооборот» реально работает в строительных организациях, а не просто покупается и лежит без дела. Всё преимущество программы — в простоте её использования. Сотрудники просто выполняют свои обязанности, а документирование происходит автоматически.