Деловые мероприятия уходят из центра города

Форматы деловых мероприятий предполагают совмещение нескольких услуг: площадка и гостиница в непосредственной близости друг от друга.

Как правило, организаторы международных конгрессов уже давно не рассматривают центр города, потому что сталкиваться с одними и те меже проблемами:
1. высокие цены на бронирование
2. отсутствие парковочных мест
3. пробки

Преимущество центра города, которое является козырем в руках гостиниц — его близость к культурным и архитектурным памятникам, местам отдыха и развлечений, не является определяющим критерием выбора для деловых мероприятий. Практически все организаторы включают в программу — обзорную и несколько тематических экскурсий по городу, поэтому участники фокусируются на программе, на общении друг с другом, а отдых планируют на последний день мероприятия или выделают дополнительный день.

Программа деловых мероприятий — это важный рычаг управление людьми и их интересами. Здесь нужно учитывать и интересы участников, и интересы сопровождающих лиц.

Так, например Всемирная Ассоциация выставочной индустрии UFI, составляя программу ежегодного UFI Конгресса, всегда принимает во внимание все возможные варианты: накануне вечером — гала-прием для тех, кто раньше приехал, отдельная программа для сопровождающих лиц, деловая программа для делегатов и отдельный день — экскурсионная программа для всех желающих.

Как правило, в организации делового мероприятия нужно обращать внимания на следующие позиции, которые оценивают делегаты конгресса:

1. Трансфер из аэропорта, понятная карта проезда городским транспортом, тел. службы такси.
2. Специальные цены на бронирование отелей или отеля на время проведения мероприятия. Здесь нет никаких проблем. Любая гостиница заинтересована в корпоративном обслуживании групп и вам, как организатору, могут предоставить специальную скидку в размере 15-18% от стоимости номеров на стойке. Если вы заботитесь о впечатлении, произведенном на клиента и зарабатывать на всем — для вас не самоцель, разделите эту скидку: 10% — клиенту, 5% — себе. Или наоборот.
3. Качественная и разнообразная линейка завтраков. Учитывать нужно все варианты, т.к. среди участников могут быть: вегетарианцы, на диете, особые пожелания, кто-то после операции. Всю эту информацию можно запросить заранее в анкете на участие.
4. Трансфер из гостиницы до конгресс-центра.
5. Хостесс на стойке регистрации и сопровождающий менеджер в дороге. Стрелки и визуализация.
6. Незатянутая деловая программа. Но, обязательно учитывайте время на вопросы, дискуссии и работу в группах.
7. Организация кофе-пауз и обедов. Не экономьте. Еда должна быть качественной и разнообразной, а кофе и чай всегда в наличии, плюс печенье, конфеты или пирожные, бутерброды приветствуются, в том случае если обед не предусмотрен.
8. Описание достопримечательностей города и советы участникам, куда можно пойти самостоятельно – места рядом с отелем.
9. Особое внимание уделяйте конференц-залу или конгресс центру. Техническая база и техническая поддержка. Проверьте все самостоятельно: wi-fi, возможность проведения скоростного Интернета, количество одновременных точек доступа, высота потолков, проветривание, мебель, запах. Все имеет значение, когда в зале находишься 2 дня по 6-9 часов. Музыкальный фон в перерывах. Зоны курения.
10. Распределение обязанностей и персонал.
11. Бюджет мероприятия. На эту тему у нас проходит отдельная лекция в рамках инфотуров по Западному региону Киева. Мы даем вам сравнительные характеристики цен площадок в центре города и в 15 минутах от центра. Стоимость уменьшается в 2 раза, а качество предоставляемой услуги выше.

Мы желаем удачи все организаторам деловых мероприятий. Конференц-сервис ВЦ «КиевЭкспоПлаза» готов предоставить вам информацию о возможностях проведения мероприятий в конференц-залах и в павильонах. Мы предлагаем конференц-обслуживание и поселение в одном районе. Тел. (044) 221-54-28.