Управление документами на основе требований ГОСТ Р ИСО 15489 и реальный переход на электронный документооборот

В период с 26 по 27 марта 2012 в Образовательном центре ЭЛАР прошел открытый семинар «Управление документами на основе требований ГОСТ Р ИСО 15489 и реальный переход на электронный документооборот».

В рамках программы были рассмотрены темы:

1. Общее понятие о делопроизводстве. Формирование функции управления документами. Зоны ответственности службы делопроизводства и организация взаимодействия с руководством организации, службой ИТ и другими подразделениями.

2. Разработка системы стандартов по управлению документами. Стандарты ИСО и национальные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р ИСО). Роль стандартов в процессе аудита и оценки деятельности организации.

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 о системе управления документами в организационном и информационном аспектах.

4. Стандарты ИСО новой серии 30300 «Системы управления документами».

5. Разработка Политики управления документами. Взаимосвязь стратегии и политик в процессах стратегического и оперативного управления организацией.

6. Разработка Политики управления документами.

7. Общий алгоритм управления документами в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

8. Методология вопроса о выборе носителя информации в концепции управления документами и сроки хранения документов.

9. Перечни документов со сроками хранения как классификационные справочники.

10. Функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот.

11. Требования, утвержденные Минкомсвязи России.

В качестве практической части были рассмотрены ошибки и трудные случаи при переходе на электронный документооборот, а также хранении документации. В процессе обсуждения участники рассматривали собственные ситуации.