Предприятия ТЭК опробовали систему электронного архива договоров

10 сентября 2008 года в центральном офисе корпорации «Электронный Архив» (ЭЛАР) состоялся специализированный межотраслевой научно-практический семинар «Повышение эффективности работы финансовых, логистических и сбытовых подразделений предприятий и холдингов», на котором присутствовали представители крупных нефтегазовых компаний, а также организаций финансового сектора.

В ходе семинара сотрудники ЭЛАР представили решения, позволяющие повысить эффективность работы компаний и значительно сократить их внутренние издержки. В частности, были представлены решения «Создание электронного архива (ЭА) первичной бухгалтерской документации» и «ЭА договоров».

Система архива первичной бухгалтерской документации была продемонстрирована на ПО САПЕРИОН, проинтегрированном с учетной системой 1С Бухгалтерия и с финансовым модулем SAP. Такая демонстрация наглядно показала, насколько быстрым, простым и эффективным становится для сотрудников бухгалтерских подразделений формирование подборок первичной бухгалтерской документации и их распечатка для предоставления в ФНС и ГТК. Примером реализации данного решения стал проект создания архива первичной бухгалтерской документации для «Сибирской Угольной Энергетической Компании», позволивший всем территориально удаленным филиалам компании (их около 70) пользоваться единым электронным архивом первичной бухгалтерской документации.

Второе решение – «ЭА договоров» – вызвало наибольший интерес среди собравшихся. В последнее время наблюдается значительный рост числа контрагентов, расширение портфеля клиентов финансовых и страховых компаний. Все это приводит к значительному увеличению объема договорной документации, именно поэтому решение «ЭА договоров» стало наиболее ожидаемым для аудитории семинара.

Специалисты ЭЛАР подробно рассказали об этапах создания системы электронного архива договоров, об организации хранения и предоставления доступа к документам, показали примеры осуществления внутреннего документооборота. Решение «ЭА договоров» позволяет создать единую базу данных всех договоров компании, включающую не только внутреннюю договорную информацию, но и связанную с ней внешнюю (от контрагентов, сотрудничающих компаний и физических лиц), а также всю финансовую документацию, относящуюся к этим договорам. В итоге, используя решение «ЭА договоров», сотрудники подразделений могут в считанные секунды обратиться к электронной копии любого документа, связанного с договорами, сделками и т. п.

Данное решение было реализовано в ряде компаний, и в частности, в АО «Казахстанская Ипотечная Компания», где в целях обеспечения оперативности доступа к документации по ипотечному кредитованию физических лиц была внедрена система электронного архива на основе программного обеспечения ЭЛАР САПЕРИОН.

Представленные «Электронным Архивом» решения и технологии были благодарно восприняты аудиторией. По отзывам участников, в наибольшей степени им понравилось то, что компания не только рассказала о технологиях, но и наглядно показала на демонстрационном стенде реальную работу системы электронного архива, позволив всем присутствующим «попробовать систему живьем» и убедиться в заявленных возможностях.