Мобильные решения для сканирования способны упростить жизнь современным сотрудникам

17 Мая 2012
Мобильность — это будущее. В наши дни сотрудники компаний «привязаны» к своим столам меньше, чем когда-либо прежде. Они много времени проводят в поездах или самолетах, а также стремятся чаще работать из дома. Эти новые бизнес-реалии требуют новых способов работы с данными и документами. Мобильный персонал нуждается в прямом доступе к важным бумагам — предпочтительно через iPhone или iPad — в любое время и в любом месте. Не менее важна возможность быстро передавать информацию. Как следствие, вся информация, включая заметки, распечатки или статьи, должна существовать в электронной форме. PFU Imaging Solutions, дочерняя компания Fujitsu, предложила инновационный подход к сканированию, способный помочь решить эти проблемы: функция сканирования в облако помогает «переносить» печатные документы в такие облачные приложения, как Evernote, Google Docs, Salesforce CRM, Salesforce Chatter или SugarSync одним нажатием кнопки, а функция сканирования на мобильные устройства позволяет сканировать документы непосредственно на iPhone или iPad. Вместе они помогают мобильным сотрудникам работать более эффективно.
Согласно результатам исследования «Enterprise Mobility 2011, Taking stock of German companies’ investment plans», проведенного в апреле 2011 г. маркетологами компании Berlecon Research, входящей в группу Pierre Audoin Consultants (PAC), во многих современных компаниях значительная часть персонала уже мобильна. Более чем в половине всех рассмотренных компаний по крайней мере один сотрудник из десяти регулярно работает в мобильном режиме. Почти на каждом пятом предприятии более половины сотрудников работают удаленно более одного раза в неделю. В каждой третьей организации более половины сотрудников непрерывно перемещаются по помещениям компании. Рост уровня мобильности особенно заметен на предприятиях среднего размера: в 26% компаний, имеющих в штате от 250 до 500 человек, более половины сотрудников регулярно работают вне офиса.
Аналитики Berlecon Research уверены, что стремительное распространение смартфонов и планшетных ПК в Германии свидетельствует о том, что вопрос корпоративной мобильности весьма актуален для бизнеса в этой стране. 80% немецких компаний применяют смартфоны в повседневной работе; в каждой пятой компании ими пользуется более половины(!) персонала. Эти результаты подтверждаются данными ассоциации Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.). В 2011 г. в Германии было продано 11,8 млн. смартфонов, что более чем на одну треть превышает результаты 2010 г. По данным Berlecon, сегодня около 25% компаний используют планшетные ПК в своей повседневной деятельности.
Мобильные решения также завоевали популярность у частных пользователей. Согласно последним данным ассоциации Allensbacher Computer and Technical Analysis (ACTA), в 2011 г. в Германии 7,3 млн. человек планировали приобрести смартфон. Согласно данным Bitkom, в 2011 г. в Германии было продано 2,1 млн. планшетных ПК, что превосходит их собственную более раннюю оценку в 1,5 млн. шт. Производители прогнозируют еще более уверенный рост рынка в 2012 г. Представители отрасли сообщают, что ожидают в 2012 г. роста продаж на 29% до 2,7 млн. единиц. «Планшетные компьютеры — это основной сегмент рынка пользовательских устройств. Аудитория их пользователей постоянно растет», — отмечает президент Bitkom Дитер Кемпф (Dieter Kempf). Аналитики Gartner подтверждают, что эта тенденция охватит и другие страны. Согласно их прогнозам, высокие темпы роста будут сохраняться до 2015 г., причем приблизительно 326,3 млн. планшетных устройств к тому времени сменят владельца. В 2011 г. в мире было продано около 40,5 млн. устройств iPad.
В мае 2011 г. агентство PAC опубликовало результаты опроса руководителей ИТ-отделов и генеральных директоров немецких компаний, посвященного развертыванию планшетных ПК. В исследовании принял участие 151 человек. Обзор подтвердил, что компании высоко ценят мобильные устройства и ожидают, что они сыграют важную роль в развитии корпоративных ИТ-сред. В частности, PAC отмечает высокий потенциал мобильных приложений ERP и CRM. Руководители, принявшие участие в исследовании, полагают, что планшетные ПК способны повысить эффективность работы их сотрудников. Среди компаний-участников опроса самым популярным планшетным ПК стал iPad.
«Размывание» границ между частной и профессиональной жизнью
Концепция BYOD — это не очередная линия косметики. Это новая глобальная тенденция, горячо обсуждаемая профессионалами в сфере ИТ. Аббревиатура BYOD расшифровывается как «Bring Your Own Device» («принеси свое устройство») и описывает феномен распространения личных мобильных устройств в бизнес-среде. Также используются термины «консьюмеризация» и «пользовательские устройства». Аналитики уверены: со временем эта тенденция примет глобальный масштаб. Согласно исследованиям, проведенным IDC, около 95% сотрудников компаний уже используют по крайней мере одно личное устройство для рабочих целей. По оценкам Gartner, около 90% компаний планируют поддерживать бизнес-приложения на устройствах, принадлежащих конечным пользователям, поскольку это позволит сократить расходы на оборудование на 40%. Кроме того, широкое распространение мобильных устройств поможет «выйти на связь» с сотрудником даже после окончания рабочего дня. Например, служащие смогут просматривать электронную почту или работать над презентацией в свое свободное время.
Концепция BYOD «размывает» границы между работой и частной жизнью. В наши дни все больше сотрудников пользуются социальными сетями (например, Facebook, Twitter и Xing), в которых «сходятся» профессиональные и частные контакты.
Сканирование в облако
Технология сканирования в облако способна кардинальным образом изменить нашу работу. Однако для реализации всех ее преимуществ нам потребуются новые рабочие процессы и, как следствие, новые технические решения. Когда мы говорим о «рабочих процессах», мы в первую очередь имеем в виду документооборот. Если сотрудники часто находятся в разъездах, им трудно обмениваться печатными документами, которые по-прежнему широко распространены на предприятиях. Зачастую сотрудник просто физически не может взять с собой все документы, которые могут ему потребоваться. Именно поэтому все больше предприятий делает сканирование начальным этапом документооборота, «точкой входа» документов в электронную среду предприятия.
Функция сканирования в облако помогает достичь более высокого уровня мобильности, поскольку позволяет пользоваться облачными службами (например, Google Docs, Evernote Salesforce или SugarSync) в дороге. Чтобы получить доступ ко всем необходимым документам и программам, вам достаточно будет подключиться к Интернету.
Риэлторы компании Engel & Völkers, которые часто работают вне офиса, уже смогли на практике оценить преимущества этой технологии. По роду службы они часто посещают объекты недвижимости и госучреждения. Благодаря функции сканирования в облако сотрудники отдела продаж в Engel & Völkers могут получить доступ к важным документам в любом месте. Они используют сканеры Fujitsu ScanSnap S1300 для сканирования непосредственно в облачное приложение Tec Media Services. Бумажные документы передаются в архив облака за несколько секунд — достаточно лишь щелкнуть значок Scan to TMS Archive.