Как за счет цифровизации планировать и выполнять в 10 раз больше проектов. Кейс косметического бренда Divage

Группа компаний «Единая Европа» занимается разработкой и производством парфюмерно-косметической продукции под брендами Divage, Borrelli, Rouge Bunny Rouge и др. Компания работает на рынке с 1996 года, предоставляя партнерам максимально полный комплекс услуг по дистрибуции, логистике и розничной продаже парфюмерии и косметики. Холдинг также владеет сетью парфюмерно-косметических аутлетов IBeauty.

Компания в цифрах:
•    30 лет на рынке
•    50+ брендов парфюмерии и косметики
•    12% российского рынка селективных ароматов
•    15% российского рынка декоративной косметики
•    16 филиалов
•    Штат – 1 000+ сотрудников

Предпосылки к внедрению системного проектного управления

В компании филиальная структура. Каждый филиал имеет свой офис, склад, транспортный парк для доставки товара, штат торговых представителей и консультантов, подразделения маркетинга, планирования и анализа. В составе холдинга работают предприятия по контрактному производству косметических продуктов, способные выпускать до 250 SKU декоративной косметики, включая аксессуары, парфюмерию и уходовые средства.

После ухода западных конкурентов с российского рынка количество выпускаемых компанией проектов, брендов и продуктов резко возросло. Стали возникать сложности с контролем проектов. Ввести десятки проектов вручную – в Excel, на бумаге, каждое направление по-своему и независимо от других – было уже невозможно.

Руководству компании требовалась единая методология и единый инструмент для управления проектами и портфелями. Из нескольких вариантов была выбрана информационная система управления проектами на базе цифровой платформы ADVANTA.

Выбор в пользу этого решения был сделан по нескольким причинам. Во-первых, это российский вендор, один из лидеров рынка, система разработана в нашей стране, с учетом опыта работы с крупными компаниями, большими мощностями и в реалиях отечественного бизнеса. Во-вторых, это не просто ИТ-инструмент, а функциональное решение со встроенной методологией контроля проектов, способное поддержать все текущие процессы компании. И в-третьих, гибкая система, которая не требует дополнительного программирования и содержания аналитика в штате.

Топ-менеджмент холдинга планирует с ее помощью уменьшить сроки и повысить качество проектов по разработке новых брендов и продуктов. И за счет этого существенно расширить сферу влияния на отечественном парфюмерно-косметическом рынке, закрывая потребности российского покупателя в большинстве сегментов и ниш.

Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением
•    получить единый инструмент контроля за портфелями и проектами холдинга
•    сократить сроки проектов и время на сбор и подготовку отчетности
•    сформировать единую среду для взаимодействия подразделений и трансфера лучших практик управления проектами

Что было сделано в процессе внедрения
1.    Сформированы базовые принципы методологии управления проектами.
2.    Командой заказчика проеден реинжиниринг ряда бизнес-процессов холдинга.
3.    Создан реестр проектов, проекты сгруппированы портфелям и направлениям.
4.    Настроены карточки (паспорта) и шаблоны проектов.
5.    Определены вехи для контроля выполнения этапов проекта.
6.    Настроена отчетность с требуемым набором показателей, которая автоматически уведомляет руководителей внутри системы и по e-mail о статусах проектов, возможных рисках и проблемах.

Каких результатов удалось достичь с внедрением информационной системы управления проектами:
•    Время на формирование графиков проектов в среднем сократилось в 10 раз: с 8 часов до 40 минут.
•    Время сбора данных и подготовки отчетности снизилось в 10 раз. Большая часть информации доступна онлайн.
•    У генерального директора и руководителей проектов за счет появления реестра проектов и дашбордов по всем проектам компании появилась возможность владеть актуальной информацией о состоянии портфеля и отдельных проектов, видеть, какие идут в графике, а какие требуют повышенного внимания, принимать на основе объективных данных своевременные решения.
•    Контролируется загрузка 50+ сотрудников, занятых в проектах, исключая риски простоя и переработок.

В дальнейших планах заказчика – доработать шаблоны проектов под требования пользователей и масштабировать решение на другие департаменты.