Внедрение программы «АЛТИУС – Управление строительством» в компании «Многопрофильное строительное объединение № 12»

В период кризиса не представляется возможным ожидать активных темпов роста. Соответственно, такой вынужденный тайм-аут целесообразно использовать для структуризации и упорядочения собственного бизнеса. Внедрение систем, позволяющих систематизировать и автоматизировать бизнес-процессы компании, является одним из актуальных способов решения проблем. О практике внедрения такой системы рассказывает Сергей Алексеевич ДАДАЕВ - генеральный директор компании ООО «Многопрофильное строительное объединение № 12».
Необходимость перемен
Основными направлениями деятельности компании являются: подготовка исходно-разрешительной документации для строительства и реконструкции объектов недвижимости, согласование проектной документации, представление интересов застройщика во всех инстанциях, технический надзор, проектирование, строительство быстровозводимых зданий, автодорог и монолитное строительство. Компания осуществляет свою деятельность в московском регионе. Численность коллектива составляет более 250 человек. В число успешно реализованных проектов компании входят: многофункциональный логистический комплекс ЗАО «Еврофинанс», автотехцентр «Вольво-Обухов», чулочно-носочная фабрика «Акос-текс», производственно-складской комплекс ООО «Инкомстрой», коттеджный поселок «Лион» и др.
Необходимость внедрения новых способов оптимизации деятельности компании «Многопрофильное строительное объединение № 12» («МСО-12») назрела ещё в начале 2008 года в период активного финансово-экономического роста. Во-первых, появление новых направлений деятельности и соответствующих специалистов внесло в структуру компании неясность. Во-вторых, создание уникальных объектов недвижимости а, значит, смена объёмов и видов работ, спровоцировали неточности в финансовом планировании (особенно при осуществлении параллельно реализуемых проектов).
Стоит заметить, что в организации нет планово-экономического отдела, поэтому проконтролировать все предстоящие платежи было крайне сложно. Тем не менее, бухгалтерии было необходимо планировать все начисления на год вперёд, оплату и зачет налогов (в частности, НДС по полученным авансам) и др. Помимо финансового планирования, в компании необходимо было также автоматизировать управленческий учёт, ведение договоров и других документов.
Внедрение новой системы
Для оптимизации своей деятельности, компания «МСО-12» внедрила новые программные решения: «АЛТИУС – Управление строительством» версии «Лайт» и программу CRM, разработчиком которых выступила компания «АЛТИУС СОФТ». Использование данных программ позволило упорядочить и систематизировать деятельность организации: вести учёт договоров с заказчиками и подрядчиками, автоматически формировать сетевые план-графики, вести управленческий учёт движения денежных средств, осуществлять взаиморасчёты с заказчиками, подрядчиками и поставщиками, контролировать сроки и объёмы выполняемых работ.
В программе «АЛТИУС – Управление строительством» возможен обмен данными с любыми другими программами. Схема взаимодействия приведена ниже.
Помимо основных модулей программы «АЛТИУС – Управление строительством» в программе также существуют модули обмена данными с бухгалтерскими программами, которые позволяют отследить движение денежных средств строительной организации (банк-касса) и материально-технических ценностей. Фактическое движение денег можно регистрировать через выписку банка или кассу. Для упрощения расчетов с заказчиками программа позволяет выставлять счета заказчикам либо на авансы, либо по актам выполненных работ. В счетах по актам суммы будут рассчитаны автоматически с учетом зачета авансов.
Функционирование программы
Работа с программой «АЛТИУС – Управление строительством» начинается с ввода договоров с заказчиками. В каждом договоре фиксируются обязательные реквизиты, а также список этапов работ по договору и график платежей. На каждом этапе работы заполняется Приложение к договору с заказчиком. В Приложении указывается список видов работ, объемы и расценки. К каждому виду работ могут быть перечислены необходимые ресурсы: материалы, устанавливаемое оборудование, требуемые машины и механизмы, а для каждого вида ресурсов указывается плановая дата его поставки на объект. Кроме того, по каждому договору с заказчиком (застройщиком) может быть введён один или несколько договоров с подрядчиками.
К договорам с подрядчиками аналогично заполняются приложения на этапы работ, при необходимости с расшифровкой по ресурсам. Если компания осуществляет поставку материалов, оборудования или техники подрядчику, то после ввода этих данных в приложения, они также будут отражены в план-графике поставки ресурсов на объект. Помимо этого, в приложение можно импортировать смету. В этом случае его заполнение будет происходить автоматически. Если часть работ выполняется собственными силами, без привлечения субподрядчиков, то необходимо произвести планирование собственных работ. На основании этих данных формируются графики выполнения работ по объектам, календарные план-графики поставки ресурсов на объект, а также рассчитывается плановая рентабельность по договору. Исходя из имеющихся графиков платежей по договорам и приложениям, программа формирует финансовый план организации (схема приведена ниже).
Выполнение работ по договорам с заказчиками и подрядчиками регистрируется актами выполненных работ, а выполнение собственных работ оформляется нарядами. Фиксирование оплат делится на:
- входящие – от заказчиков;
- исходящие, вносимые на счета подрядчиков и поставщиков;
- прочие, с указанием статей дохода или расхода.
Имеющийся в программе набор отчетов предоставляет руководству строительной организации полноценную информацию о плановом и фактическом состоянии взаиморасчетов, выполнении обязательств по договорам, осуществлении работ, движении товарно-материальных ценностей и других важных аналитических моментах. Стоит заметить, что в программе реализовано порядка 80 отчетов. Например, ниже приведена схема затрат по договору.
Благодаря новому программному обеспечению эффективность работы сотрудников возросла. В результате было принято решение о приобретении всех остальных блоков программы с целью контроля и оптимизации работы отдела материально-технического снабжения, а также получения большей точности и оперативности при составлении и корректировке финансовых планов и, как следствие, повышения эффективности использования оборотных средств.

Журнал «Учёт в строительстве»
№ 5, 2009 г.