Для чего нужна программа постановки задач

Для успешного управления компанией или предприятием применяются специальные программы – таск-менеджеры, планировщики дел или трекеры задач. С помощью этого ПО можно контролировать работу сотрудников и понимать степень их загрузки.

Назначение программы

Планировщики используются для решения нескольких проблем. Во-первых, такое программное обеспечение используется для сокращения времени, которое уходит на распределение задач и контроль работы сотрудников. Планировщик дел позволяет ежедневно экономить по несколько часов. Во-вторых, программа постановки задач и контроль их выполнения исключают появление хаоса и путаницы в работе компании. Использование планировщика исключает потерю важных задач или сдвижение сроков их выполнения. Он также позволяет не нарушать алгоритмы их выполнения.

В-третьих, трекер упрощает контроль над процессами в компании. Руководителям не нужно постоянно обращаться к ответственным сотрудникам и спрашивать у них о текущей ситуации. Они будут видеть и контролировать все процессы удаленно.

Какими должны быть планировщики

При выборе подобной программы следует сделать акцент на нескольких важных критериях. Сначала нужно изучить интерфейс трекера. У пользователей не должно возникать проблем с работы в таск-менеджере. Даже новый сотрудник компании должен разбираться с интерфейсом программы за 2 минут.

В трекере была возможность сортировать и классифицировать задачи. Благодаря этому, сотрудники компании будут знать, какие задачи они должны выполнить. Также важно, чтобы в программе четко указывался дедлайн их решения.

В планировщике должна быть возможность создания четкой структуры. Этот момент важен для компаний, в которых работает больше 20 сотрудников. В подобных организациях наверняка есть различные отделы. Работа подразделений должна быть скоординирована с помощью этого ПО. Каждый отдел должен знать свои цели.

Таск-менеджеры также должны обеспечивать прозрачность рабочих процессов. Потребность в этом продиктована возможностью отследить, какие сотрудники сейчас перегружены или «недогружены».

Также важно, чтобы подобные программы имели как можно больше дополнительных функций. Например, удобной опцией является «гостевой доступ». Использовав эту опцию, руководитель компании может давать поручения внештатным сотрудникам. Полезной функцией считается и делегирование поручений. Она позволяет привлечь к решению задачи других работников организации. При этом ответственность за ее решение все равно остается на первоначальном исполнителе.