Электронный документооборот в Кадастровой палате – удобно и эффективно

Электронный оборот документов в филиале Федеральной кадастровой палаты Росреестра по Челябинской области внедрен в эксплуатацию в марте 2011 года, что позволило начать работу по сокращению бумажного документооборота в организации.
Система электронного документооборота позволяет регистрировать всю входящую документацию, поступающую в Филиал, включая обращения граждан, накладывать резолюции на них, назначать поручения, ответственных исполнителей и осуществлять контроль за исполнением. Помимо этого, система позволяет готовить и согласовывать внутреннюю документацию и договоры, обрабатывать заявления, а также хранить электронные версии всех документов. Таким образом, осуществляется полный контроль за ходом исполнения поручений и писем.
Помимо центрального аппарата Филиала электронный документооборот налажен также и в территориальных отделах. Бумажные документы используются в Филиале только при необходимости подтверждения их юридической силы или на стадии рассмотрения и наложения резолюции руководителем Филиала, начальником структурного подразделения.
Каждому документу, который поступает в Филиал, присваивается свой уникальный номер, по которому в дальнейшем можно узнать всю его «историю», а именно, когда поступил документ, резолюция руководителя, фамилии исполнителей поручения и срок исполнения, а также, конечный результат – номер исходящего документа (ответ, отчет и т.д.). Таким образом, электронный документооборот позволяет довольно легко организовать процесс выдачи поручений и дальнейшую работу с ними.
Комментирует начальник отдела информационных технологий Филиала Оксана Танкович: «Система электронного документооборота позволила оперативнее рассматривать обращения граждан и сделала процесс управления движением документов в Филиале прозрачным. Бумажная переписка практически исключена – сотрудники работают над совместными поручениями, автоматически передают и отслеживают перемещение документов внутри Филиала, тем самым контролируя исполнительскую дисциплину».