Сургутнефтегаз и Directum: архивное хранение электронных документов

Документы длительного срока хранения через определенное время перемещаются из документального фонда в архивный. При этом доступ для работников к ним ограничивается. Если пользователю необходимо обратиться к документу в архивном фонде, создается запрос. Архивариус согласует запрос и назначает срок действия прав, по окончании которого доступ к документу прекращается.

Согласно рекомендациям ВНИИДАД в систему ХЭД документы передаются в виде ZIP-контейнеров, которые содержат в себе оригинал документа, XML-файл с атрибутами документа, а так же открепленные электронные подписи в формате CAdES-XL и документ в формате PDF/A.

С течением времени информационные системы обновляются, меняется программное обеспечение и оборудование. При организации долгосрочного хранения необходимо обеспечить возможность обращения к документам на протяжении всего срока их хранения, независимо от этих изменений.

Для решения данной задачи и используется специальный формат PDF/A, который позволяет воспроизвести документ в первозданном виде через несколько лет. Вся информация (шрифты, отступы, цвета и т.д.), необходимая для того, чтобы каждый раз отображать документ в неизменном виде, содержится внутри файла.

Формат PDF/A является международным форматом архивного хранения (ИСО 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)») и поддерживается многими производителями программного обеспечения именно с этой точки зрения.

Кроме того, для обеспечения сохранности документов, переданных в архив, в системе выполняются следующие регулярные процедуры

- проверки наличия документов в системе, их неизменности с момента передачи и целостности (не повреждены и открываются);
- «перештамповка» ЭП — вычисляется момент, когда срок действия сертификата службы штампов времени подходит к концу, и документ подписывается («перештамповывается») новым сертификатом. Тем самым продлевается срок сохранения юридической значимости документа.

В ближайших планах компании: тиражирование ХЭД на новые виды электронных документов, а также использование системы для долговременного хранения скан-копий документов.

Вопрос обеспечения долгосрочного архивного хранения электронных документов — один из основополагающих при реализации программы «Цифровая экономика» как на уровне государства, так и бизнеса. Решение данного вопроса — обязательное условие для перевода документов полностью в электронный вид.