Формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпуска в SIKE.Управление персоналом

До 2011 года вопрос о формировании резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете решался организацией самостоятельно, то есть был элементом учетной политики. С 01.01.2011 организации обязали формировать этот резерв. На сегодняшний день создание резерва предстоящих расходов на оплату очередных отпусков регламентировано ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», согласно которому все предприятия, за исключением субъектов малого бизнеса, должны производить начисление резерва на отпуска работникам, поскольку подобные резервы попадают под определение оценочных обязательств. Элементом же учетной политики остался способ создания этого резерва. По сути своей, формирование резерва не является хозяйственной операцией, а относится к операциям, отражаемым в учете как результат определенных расчетов, а любые расчеты, в свою очередь, подразумевают наличие методики. При большом количестве работников организации, как правило, выбирают приближенные методы определения величины оценочного обязательства, как, к примеру, расчет из размера фонда оплаты труда и среднесписочной численности, хотя, с точки зрения точности оценки обязательства, предпочтительней формирование резерва по итогам каждого месяца по всем работникам, исходя из количества заработанных ими за этот месяц дней отдыха и среднего заработка. При отсутствии автоматизации это очень трудоемкий процесс, поэтому организация вправе сформировать оценочные обязательства на свое усмотрение, главное, обосновать и закрепить конкретный порядок в учетной политике.
Методика расчета резерва на оплату отпусков, реализованная в информационной системе «SIKE. Управление персоналом», строится на следующих предположениях:
1. У работника за каждый полный месяц работы появляется право на определенное количество дней ежегодного очередного и дополнительного отпуска, которые можно рассчитать по данным модулей «Штатное расписание» и «Табельный учет».
2. По данным модулей «Заработная плата» и «Табельный учет» можем определить среднедневной заработок конкретного работника для расчета отпуска, а также суммарную ставку страховых взносов в расчетном месяце.
В соответствии с данной методикой в нашей информационной системе реализован документ «Резерв отпускных». Пользователю, ответственному за создание резерва, необходимо только задать нужные параметры — организация (подразделение организации), по которому необходимо рассчитать сумму резерва; отчетный месяц; - и запустить алгоритм формирования резерва.

При численности работников порядка 1000 человек данный расчет занимает в среднем всего 15-20 минут, при этом точность оценки обязательства гораздо выше по сравнению с аналитическими методами расчета.


Также в системе предусмотрен механизм экспорта проводок по сформированному резерву в программу бухгалтерского учета, в частности, в «1-С:Управление производственным предприятием 8.1». В момент проведения документа формируется таблица проводок, в которой отражается вся аналитическая информация (подразделение, статья затрат и прочее), требующаяся для корректного отражения в регистрах системы бухгалтерского учета, что предусматривает возможность интеграции практически с любой такой системой. Данный способ формирования резерва практически исключает ручной труд пользователей. Весь процесс от момента создания документа до передачи данных в программу бухгалтерского учета полностью автоматизирован.
Остатки созданного организацией резерва предстоящих расходов на оплату отпусков подлежат обязательной, как минимум один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, инвентаризации. По итогам инвентаризации в соответствии с пунктами 3.49, 3.50 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» остаток числящегося в бухгалтерском учете резерва на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений в фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Государственный фонд занятости Российской Федерации и на медицинское страхование.


Для данных целей в информационной системе «SIKE. Управление персоналом», реализован документ «Инвентаризация резерва». На конец года, по данным кадрового учета, определяется общее количество дней неиспользованного отпуска по каждому работнику, среднегодовая ставка взносов на социальное страхование и среднедневной заработок для оплаты очередного отпуска, исчисленный по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ ¹ 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», как и в документе «Резерв отпусков», пользователю, ответственному за инвентаризацию резерва, необходимо только задать нужные параметры и запустить алгоритм формирования документа; и после его выполнения сформировать отчеты для проведения инвентаризации.
В заключение хочется отметить, что автоматизация кадрового учета в части подсчета дней неиспользованного отпуска работников наряду с автоматизацией расчета резерва позволила выявить и устранить нашим заказчикам ряд проблем, связанных с использованием ручного труда, таких, как неверная оценка количества дней неиспользованного отпуска работниками кадровой службы при формировании величины резерва на начало года; или неверный расчет среднего заработка, что в некоторых случаях приводило к тому, что величины резерва не хватало на выплату отпускных даже одного месяца; позволило провести инвентаризацию в конце года в максимально короткие сроки, а также существенно сократить трудозатраты персонала кадровых и экономических служб.
Спасибо за внимание, до новых встреч!