АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ТЕХОБСЛУЖИВАНИЯ И РЕМОНТА АВТОТРАНСПОРТА

Проанализируем причинно-следственные связи, согласно которым процесс ТО и ремонта автотранспорта будет осуществляться наиболее эффективным образом.
Материальная база: Процесс ТО и ремонта автотранспортных средств тесно связан с использованием различных типов оборудования как непосредственно участвующего в выполнении процесса (оборудование для проведения диагностики автотранспорта и т.п.), так и оборудования необходимого для осуществления информационного обмена между различными этапами выполнения процесса (ПК, оргтехника, сетевое оборудование, телефоны и пр.). Использование оборудования и тем более в таком большом количестве требует пристального внимания за его состоянием. Только оборудование в исправном состоянии, с установленным на нем необходимым программным обеспечением, при наличии всех необходимых сертификатов, регулярно подвергающееся плановой проверке способно обеспечить эффективное выполнение процесса.
Внешняя среда: Первоочередное влияние оказывают поставщики материалов, необходимых для выполнения процесса ТО и ремонта. От стоимости этих материалов, своевременности и качества их поставки зависит не только эффективность выполнения процесса, но и сам факт его выполнения.
Аутсорсинговые компании по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств также оказывают большое влияние на выполнение процесса ТО и ремонта на предприятии. Однако, с учетом того, что, как правило, на «внешнее» ТО и ремонт отправляют, прежде всего, специфическое оборудование и транспорт, который проблематично отремонтировать собственными силами, то и степень влияния аутсорсинговых фирм определяется процентным соотношением специфических машин по отношению к обычным видам транспорта.
Также, естественно, большое влияние оказывает и объем поступившего финансирования на решение проблем направления ТОиР.
Прочие факторы внешней среды – косвенные факторы, особое, значительное влияние имеют только при наступлении некоторых особых событий (принятия новых жестких законов, ЧС, экономический кризис и пр.).
Персонал: Персонал, как ресурс, имеющий непосредственное отношение к выполнению рассматриваемого процесса, также имеет большое влияние на его эффективность. Грамотно подобранный квалифицированный персонал, не прекращающий развитие и обучение в данном направлении, которого полностью устраивают условия его работы – «рецепт» эффективного выполнения любого процесса предприятия.
Услуги: Единственный из факторов, на который может оказать влияние не только организация, выполняющая процесс ТО и ремонта, но и организация-разработчик программного средства, оптимизирующего данный процесс. То есть, чем более подробно процесс ТО и ремонта учитывается в АИС, тем более эффективным может быть его планирование и планирование его ресурсов, что в свою очередь непосредственно влияет на объем затрат на выполнение процесса и, следовательно, на эффективность его выполнения.
Теперь перейдем непосредственно к формированию требований на разработку системы автоматизации технического обслуживания и ремонта.
Цели автоматизации: Уменьшить трудовые, временные и материальные ресурсы сотрудников по учёту ТО и ремонтов автотранспорта.
1. Увеличить эффективность планирования ТО и ремонтов автотранспорта.
2. Уменьшить несоответствие выделяемых средств на проведение ТО и ремонтов с реально необходимыми затратами.
Критерии успеха:
1. Сотрудники должны в течение 2 месяцев после первого выпуска перейти на работу с системой.
2. Повышение производительности работы сотрудников за счет высвобождения рабочего времени, затрачиваемого ранее на формируемые документы и отчетность.
3. Отсутствие (малый процент) отказов автотранспортных средств, по причине несвоевременно проведенных мероприятий ТО и ремонта.
4. Планируемые расходы на проведение ТО и ремонтов соответствуют (с минимальным отклонением) реальным затратам.
Факторы бизнес – риска:
1. Введение новых форм обработки информации может вызвать трудности в работе с модулем в связи с некомпетентностью персонала. Потребуются временные ресурсы на обучение работников.
2. Не все сотрудники готовы к работе с новым модулем.
3. Возможны проблемы при интеграции модуля в основную систему управления предприятием.
Образ решения: Проект будет представлять собой приложение для ведения учета проведенного технического обслуживания и ремонтов автотранспорта, формирования плана-графика ТО и ремонтов, планирования затрат на будущие ТО и ремонты (финансовых и материальных).
Требования к функциям, выполняемым системой:
Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:
1. Ввод, редактирование, и удаление информации о проведенных ТО и ремонтах.
2. Формирование, просмотр и печать отчетов по критериям запроса.
3. Просмотр справочников по различным видам документов.
4. Формирование документов по учету ТО и ремонтов.
5. Формирование плана-графика ТО и ремонтов (с учетом затрат).
Масштабы и ограничения проекта:
1. На предприятии уже имеются автоматизированные рабочие места сотрудников, ответственных за выполнение процесса ТО и ремонтов.
2. Имеется сервер, на котором будет установлено необходимое программное обеспечение.
Требования пользователей
Выделим пользователей проектируемой системы. Для каждого пользователя перечислим варианты использования.
Дежурный механик ответственен за ввод данных о поступившем на ТО и ремонт автотранспорте, а также за распределение по видам обслуживания на основании план-графика, формируемого в системе диспетчером. Диспетчер также формирует итоговую отчетность.
Механик вводит информацию о произведенном обслуживании автотранспорта и планирует использование материалов, на основании полученных со склада данных о материалах, имеющихся в наличии.
Экономист планирует в системе допустимые затраты на ТО и ремонты и получает данные об уже произведенных затратах.
Снабженец получает информацию о необходимых материалах для формирования плана закупок.
Руководство получает итоговые отчеты.
Таким образом, мы наглядно продемонстрировали все основные функции, которые должна выполнять система, за исключением функций создания, редактирования и удаления, которые должны присутствовать в системах подобного рода по умолчанию.
В результате нашей работы мы получили перечень требований, предъявляемых к системе с точки зрения ее будущего пользователя. Полученные данные можно использовать формирования спецификации требований к системе и проектирования концепции системы, а также для составления технического задания на разработку системы.