«Живика» отказывается от бумажных документов в пользу электронных

«Живика» ― одна из самых крупных сетей в Уральском федеральном округе. В нее входят 210 аптек в Свердловской и Челябинской областях.
«Раньше фармацевты получали товар по бумажным документам, который поставщики отправляли вместе с поставкой. Сотрудники аптек сверяли их со сведениями в складской программе и с поступившим товаром. Три раза в месяц все аптеки сети свозили свои документы в централизованную бухгалтерию. Там проверяли, соответствуют ли они проведенным операциям в учетных программах бухгалтерии и склада», ― рассказывает Ольга Ступина, начальник коммерческого отдела аптечной сети «Живика».
В дни сбора документов бухгалтерия работала в авральном режиме. Кроме того, построчная сверка при поставках не всегда получалась корректной и полной, поэтому при сдаче отчетности периодически всплывали расхождения с поставщиками, в том числе и по сумме НДС.
Чтобы исключить ошибки и ускорить документооборот аптечная сеть решила перейти на электронных документооборот. Для этого она воспользовалась сразу тремя интеграционными решениями системы Контур.Диадок ― сервиса, который она выбрала для ЭДО.
1. Диадок и складская программа интегрированы средствами программного интерфейса API. В результате документы, поступившие от поставщиков через Диадок, сверяют со складскими данными не люди, а программа. Корректные документы автоматически отмечаются как согласованные.
2. Диадок.Коннектор с заданной периодичностью подписывает согласованные документы квалифицированной электронной подписью (КЭП).
3. В интеграционном модуле Диадока для 1С работают бухгалтеры сети. В модуле доступны все подписанные документы, их можно буквально одним кликом мыши просмотреть, выгрузить списком, например, для проверки или передачи в контролирующие органы.
В декабре 2016 года в сети стартовал новый проект ― «Живика» вместе с СКБ Контур переводят в электронный вид документы по возвратам.