«Первый БИТ» помог МАМИ вести расчеты со студентами

Московский Государственный Машиностроительный Университет ведет свою историю с середины XIX века и на сегодняшний день является крупнейшим вузом страны, готовящим специалистов для различных отраслей машиностроения. Более 35 000 студентов проходят обучение на 78 кафедрах 11 факультетов и в 7 институтах. Преподавательский состав – 1500 чел. Университет располагается в 21 корпусе и имеет 11 общежитий. В штате
около 2400 сотрудников.
Некоторое время назад Университету потребовалась комплексная автоматизация расчетов со студентами, которая позволила бы оптимизировать ведение бухгалтерского учета и работу с договорами студентов. Целью было снижение трудозатрат, временных и финансовых потерь, а также исключение ошибок, связанных с человеческим фактором. Были поставлены первоочередные задачи:
• Своевременно отслеживать изменения кадровой информации по студентам;
• Сократить трудозатраты и потери времени на ввод данных по оплатам;
• Автоматически рассчитывать размер пени и штрафов при просрочке платежа для исключения ошибок и денежных потерь;
• Выполнять массовые операции над договорами студентов (индексация оплат, групповое закрытие и т.п.);
• Исключить дублирование функций между сотрудниками.

Университет предоставляет высшее образование более чем 35 000 студентов, в том числе и на платной основе. Кадровые сведения о студентах, такие как информация о договорах и оплате по ним, хранились в базе программного комплекса «БИТ.ВУЗ». Однако часть задач, связанная с работой со студентами, требовала дополнительной автоматизации.
Большое количество времени и сил отнимал ввод данных об оплате обучения. Отсутствовали механизмы расчета пени и штрафных санкций за просрочку платежа, что приводило к денежным потерям и ошибкам при ручном расчете пени. Терялось время на повторное занесение одних и тех же данных в разные системы.
Для решения этих задач были привлечены сотрудники «Первого БИТа», офиса «Москва, м. Семеновская». Многолетний опыт «Первого БИТа» в автоматизации учреждений системы образования, в первую очередь – вузов, сыграл решающую роль в выборе интегратора.
К уже имеющемуся функционалу специалисты «Первого БИТа» добавили программный модуль «БИТ.Расчеты со студентами». Это позволило значительно облегчить и ускорить работу сотрудников вуза.
• Была разработана новая функция «Расчет пени», давшая возможность рассчитывать размер пени и штрафных санкций, а также настраивать вид и размер штрафов индивидуально для каждого договора;
• Добавлены инструменты для оперативного отслеживания изменений кадровой информации, внесенной деканатами (зачисление, перевод с курса, академический отпуск, восстановление и т.д.);
• Разработаны процедуры загрузки и анализа информации по оплатам и автоматического распределения оплат по договорам студентов;
• Создан удобный инструмент для группового редактирования данных в договорах студентов;
• Учетные системы вуза объединены в единую базу. Сотрудники деканатов и договорного отдела получили доступ к информации о финансовой задолженности студентов, что избавило их от необходимости запрашивать данные в бухгалтерии и дублировать информацию в своих базах.
Проект был завершен в короткие сроки – всего за 3 месяца, и результаты не замедлили себя ждать:
• Объединение учетных систем в единый комплекс позволило избавиться от повторного ввода данных и значительно сократить трудозатраты и временные потери сотрудников вуза;
• Блок расчета пени позволяет оперативно начислять штрафы и пени за просрочку платежа студентами. Это освободило сотрудников от проводимых вручную расчетов и позволило избежать финансовых потерь;
• Массовые операции над договорами студентов и автоматическое отслеживание кадровой информации позволили значительно сократить время, затрачиваемое на эту работу, и снизить количество ошибок в данных;
• Функция загрузки информации об оплате позволяет поддерживать базу в актуальном состоянии, избавляет персонал вуза от большого количества трудоемкой работы и также сокращает количество ошибок.
«Автоматизация расчетов со студентами позволила существенно снизить нагрузки на специалистов университета. Раньше параллельная работа в нескольких программах приводила к проблемам с синхронизацией данных и дублированию функций сотрудников. «Первый БИТ» помог нам устранить эти недостатки. Теперь разные подразделения, в т.ч. филиалы, ведут учет контингента студентов и оплаты учебы в едином программном обеспечении. Появились дополнительные возможности для планирования финансово-хозяйственной деятельности и контроля за задолженностью по оплате» - говорит Екатерина Афонина, зам. начальника УЭФ университета машиностроения.