Выплата зарплаты через карту

Для многих компаний, расположенных в городах, выплата заработной платы сотрудникам на зарплатную карту является обычным делом. Однако для малых предприятий, индивидуальных предпринимателей и компаний, расположенных в местности, где нет банков, такая практика является неудобной. Вместе с тем, Минфин не раз заявлял о необходимости сокращения наличных расходов, и возможно, дополнительные ограничения по наличным расчетам все-таки будут установлены. Поэтому попробуем уже сейчас следует поговорить о плюсах и минусах зарплатых карт.


Плюсы выплат на зарплатную карту

К плюсам выплат заработной платы на карту можно отнести простой порядок, бухгалтеру компании не нужно будет начислять заработную плату, потом ехать в банк, снимать большие суммы, выдавать их через кассу. При выдаче заработной платы через зарплатную карту достигаются следующие задачи: упрощается схема расчетов с сотрудниками и при этом сохраняется конфиденциальная информация об уровне заработной платы.
Из соображений безопасности многие компании также предпочитают выплачивать заработную плату на карту. Ведь в этом случае минимизируется риск того, что бухгалтера могут ограбить по дороге в банк, кроме того, по кассе может образоваться недостача, связанная с ошибочно выданными денежными средствами. Некоторые банки предусматривают возможность кредитования для пользователей зарплатных проектов.
Одновременно с зарплатной картой работник по заявлению получает дополнительные банковские услуги. К таким услугам относится бесплатный Интернет-банкинг, система дистанционный платежей и обслуживания банка. При помощи Интернет-банкинга возможно отслеживать состояние счета, расчеты по карте, совершать платежи в любое время и в любой точке. Вместе с тем, банкинг в некоторых странах необходимо отркрывать отдельно.
Кроме того, сотрудник может получить доступ к кредитной линии – овердрафту. Зарплатная платежная карточка является международной и может быть использована как в России, так и за ее пределами. Зарплатная карта дает возможность использования карточного счета как способа накопления денежных средств с начислением процентов на сумму остатка.
Заработную плату не нужно будет переводить на депозит, если сотрудник вовремя не получил заработную плату в течение трех дней.


Минусы выплат на зарплатную карту


Основным минусом для компании является то, что работники могут отказаться от выплат на карту. Люди в возрасте неохотно соглашаются перейти на безналичную зарплату. Их пугает, что рядом с домом не окажется нужного банкомата, что банкомат сломается и "съест" карту или что карту могут взломать и снять с нее все деньги. Действительно, случаи кражи денежных средств или невыдачи банкоматом денег не являются редкостью. И это право работника – не переходить на выплаты по картам. Это право установлено в статье 136 ТК РФ.
Для накопления денежных средств многие зарплатные проекты не подходят, поскольку как правило, проценты по картам меньше депозитов. При снятии же денежных средств из банкоматов других банков часто взимается комиссия, которую платит сам пользователь карты.
Еще одним минусом являются дополнительные затраты, которая компания должна нести при перечислении денежных средств, которые обычно предусматриваются в договоре с банком.
В договоре могут быть предусмотрены следующие затраты:
- оплата услуг банка по изготовлению банковских карт для работников;
- вознаграждение за перечисление денег на карточные счета работников;
- оплата услуг банка по обслуживанию карточных счетов работников.

Кроме того, в договоре могут содержаться особые условия, например, при увольнении банк вправе потребовать сдать карту или закрывает ее. Конечно, написав соответствующее заявление, сотрудник может продолжить пользоваться ею, только расходы на ее обслуживание он будет нести сам . Однако ряд работников приходят с жалобами к бывшему работодателю, не предупредившем о закрытии карты. Какие необходимы документы?
Для выплаты заработной платы на карту необходимо заключить соответствующий договор с банком. Данный договор и будет основанием для выплаты заработной платы на карту.
Для оформления договора с банком организация должна собрать пакет документов. В каждом банке отличаются требования по видам предоставляемых документов. Приведем примерный список:
Для оформления договорных отношений организация должна представить банку пакет документов, который обычно включает:
– список реестр доверенных лиц, которым поручено передавать в банк сведения о заработной плате работников на бумажных и электронных носителях, на данных лиц оформляется доверенность;
– список реестр сотрудниковдолжностных лиц, коттрые уполномоченных подписывать ведомости на зачисление средств на счета работников, с образцами подписей этих лиц и оттисков печатей;
– список работников, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
– общий договор или договор на каждого работника организации о предоставлении в пользование и обслуживании личной банковской карты, заключаемый банком с каждым держателем карты;
– заявление-обязательство от имени каждого работника на открытие карточного счета и получение зарплатной карты;
– копии паспортов каждого работника, подписанные руководителем и скрепленные печатью организации;
– график выдачи зарплаты, заверенный руководителем компании .
Сначала банк заключает договор с организацией на предоставление услуг по переводу денежных средств на счета работников. После этого банк выпускает карты и выдает их под роспись работнику вместе с пин-кодом. При переводе заработной платы, она поступает на специальный счет каждого работника. После заключения договора банк открывает каждому работнику специальный карточный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата, а также изготавливает и выдает держателям – работникам организации банковские пластиковые зарплатные карты.

Руководство компании при введении зарплатного проекта издает соответствующий приказ о введении безналичной формы оплаты труда. В приказе необходимо указать конкретную дату введения безналичной формы оплаты труда.
Данным приказом также рекомендуется:
- провести маркетинговое исследование предлагаемых зарплатных проектов, при этом важно учитывать, чтобы обеспечивалась доступность получения заработной платы для сотрудников;
- издать приказ или иной нормативный акт в котором будут назначены ответственные лица за перевод организации на карточную систему выдачи заработной платы;
- установить в положении об оплате труда или ином акте порядок выплаты заработной платы, начисления и выплаты заработной платы;
- внести изменения в должностные инструкции работников бухгалтерии и включить в их обязанности необходимость организации взаимодействия с банком;
- в обязанности сотрудников кадровых служб внести изменения в части приема и увольнения сотрудников и подачи соответствующих сведений в банк;
- вменить в обязанности главного бухгалтера или иного сотрудника (или сотрудников) заключение договоров с банком, если компания имеет счета в нескольких банках, то целесообразно оформить договор с одним банком.
Кроме того, в трудовых договорах с работниками, в отдельных соглашениях к ним или в коллективном договоре должно быть прописано, что зарплата выплачивается путем перечисления на банковские счета. Порядок использования карт прописывается также в таком локальном акте, как Положение об оплате труда сотрудников. А также бухгалтерские особенности начисления заработной платы отражаются в учетной политики компании для целей налогового и бухгалтерского учета.
Следует помнить, что работник по статье 136 ТК РФ должен дать согласие на выплату заработной платы по картам. Это согласие, как правило, оформляется в виде заявления от работника.
Поэтому при переходе на зарплатный проект следует сначала подготовить все необходимые документы.


Изменение лицевых счетов работника


Прежде всего, следует отделять лицевые счета работника в организации и лицевые счета в банке.
По практике, лицевые счета в компании открываются на каждого работника предприятия при его приеме на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. При открытии лицевых счетов, в них заносится определенный перечень сведений: данные о сотруднике, в том числе фамилия, имя, отчество, данные о приеме на работу, ИНН сотрудника, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей, дата приема на работу и др. При заполнении лицевого счета в него прежде всего заносятся персональные данные о работнике из приказа о приеме на работу и личной карточки: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей, дата приема на работу и др.
На практике возможно несколько ситуаций, когда данные лицевых счетов работника в организации меняются. К примеру, можно назвать изменение фамилии, паспортных данных, ИНН.
Соответственно, если данные лицевых счетов изменились, то данные исправляются бухгалтером по заявлению, предоставленным работником. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника. Данные сообщаются в банк, куда подается также заявление от работника.
Лицевые счета в банках в отличие от счетов в организации могут быть изменены и по другим причинам, например, оформление нового зарплатного проекта, выдача «золотой карточки» вместо обычной для руководящих работников, открытие лицевого счета на работников в новом банке, перевод всех работников в один банк. При перевыпуске зарплатных карт лицевые счета работников не изменяются.
Переоформление лицевых банковских счетов осуществляется также по заявлению работника или по инициативе банка. В первом случае необходимо заявление работника, во втором банк самостоятельно доводит информацию до работодателя, который в последствии информирует работника обо всех изменениях.
Изменения, которые нас ждут
В ближайшее время предполагается не только выдача заработной платы на карты, но и выдача пособий по нетрудоспособности и беременности и родам на карточки. С 1 июля 2012 года ФСС запускает соответствующий пилотный проект. Данный проект предусматривает выплату пособий работникам непосредственно из Фонда социального страхования - без посредника, т.е. страхователя.
Работодатель формирует комплект документов на выплату пособий и не позднее 5 дней со дня получения их от работника направляет в региональное отделение ФСС (http://r30.fss.ru). При этом работник сам может принести заявление и другие документы в Фонд социального страхования.
Однако затем будет производиться выплата пособий работнику на указанный им лицевой счет в банке или почтовым переводом.
В заключение необходимо отметить, что выдача заработной платы через карту уже давно вошла в привычку во многих странах, в Европе, Америке, и многие работники не представляют свою жизнь без зарплатных карт. Тенденция по выплате заработной платы через карты все больше распространяется и в России, и, не смотря на минусы, которые возможны при выплате зарплат посредством зарплатных карт, плюсы все-таки перевешивают. И при распространении банковской системы, будут распространяться и банковские зарплатные проекты.