Учет и электронное согласование спецификаций

Модуль «Учет спецификаций» предназначен для автоматизации учета спецификаций договора в системе.
Основной целью разработки модуля «Учет спецификаций» была инициация составления спецификации договора на стороне Покупателя с последующим согласованием с Поставщиком.
Достижение данной цели привело к:
• формированию требований к поставкам со стороны Покупателя;
• оформлению спецификаций договора по унифицированной форме Покупателя;
• приведение справочника товарно-материальных ценностей к единой номенклатуре;
• сокращению сроков согласования спецификаций договора.

Основными задачами, решаемыми в модуле «Учет спецификаций» являются:
• ведение спецификаций договора в единой системе;
• электронное согласование спецификаций договора;
• настройка списка согласующих лиц;
• уведомление согласующих лиц о необходимости согласования спецификации договора;
• автоматическое формирование спецификаций договора по результатам торгов на электронной торговой площадке;
• автоматическое формирование отчета «Анализ исполнения заявок на обеспечение» в том числе и по спецификациям договора.
Описание процесса «Учет спецификаций».
На основании утвержденных заявок на обеспечение (с учетом корректировок) от подразделений компании и дочерних обществ Ответственным за закупку менеджером в системе «SIKE» формируется документ «Запрос на поставку». Позиции ТМЦ из заявок на обеспечения включаются в «Запрос на поставку» в зависимости от указанных параметров фильтра. После формирования «Запроса на поставку» Ответственным за закупку менеджером конкурс либо выставляется на электронную торговую площадку для проведения торгов, либо распечатывается отчет «Запрос на поставку» и рассылается по эл.почте, факсу предполагаемым Поставщикам. Получив потребность в материалах от Покупателя (отчет «Запрос на поставку»), Поставщик составляет коммерческое предложение и отправляет его по эл.почте, факсу Ответственному за закупку. Если Поставщик участвовал в электронных торгах, то он формирует коммерческое предложение на электронной торговой площадке. На основании полученных от Поставщиков коммерческих предложений по «Запросу на поставку» производится оценка поступивших предложений. Далее составляется и утверждается «Конкурентная карта» (конкурентный лист). По итогам оценки поступивших предложений и утверждения «Конкурентной карты» выбирается Поставщик для заключения договора поставки (дополнительного соглашения к договору поставки) и составления спецификации (приложению) к договору (доп.соглашению). Составленная спецификация к договору на поставку, к которой прилагается «Конкурентная карта», поступает на согласование к согласующим лицам. После согласования спецификации согласующими лицами документ считается согласованным и распечатывается отчет «Спецификация». Отчет «Спецификация» подписывается доверенным лицом. После этого заключается договор на поставку (доп.соглашение), спецификация к договору передается в Юридический отдел и далее отправляется Поставщику.
Описание процесса «Электронное согласование спецификаций».
Ответственный за закупку составляет спецификацию. В процессе составления спецификация имеет статус «Оформляемая». В тот момент, когда спецификация готова к запуску на согласование, Ответственный за закупку указывает статус «На согласовании». При сохранении документа со статусом «На согласовании» спецификация попадает в перечень документов для подписания Согласующим лицам, на их адреса эл. почты отправляется уведомление о необходимости согласования спецификации. При наличии замечаний у одного из Согласующих лиц в спецификации автоматически устанавливается статус «Корректируемая». Спецификация со статусом «Корректируемая» автоматически попадает в перечень документов для корректировки. После внесения всех изменений в спецификацию по замечаниям Согласующих лиц Ответственный за закупку указывает статус «На согласовании после корректировок». При сохранении документа со статусом «На согласовании после корректировок», на адреса эл. почты Согласующих лиц отправляется уведомление о необходимости повторного согласования спецификации. При согласовании всеми Согласующими лицами в спецификации автоматически устанавливается статус «Исполняемая». После этого при отсутствии договора на поставку Юридическим отделом составляется договор на поставку, который далее связывается со спецификацией со статусом «Исполняемая». При наличии договора на поставку Ответственный за закупку связывает договор поставки со спецификацией со статусом «Исполняемая».
Преимущества модуля «Учет спецификаций».
Использование модуля «Учет спецификаций» дает руководителям предприятия мощный инструмент для контроля и анализа договорной деятельности, исполнения заявок на обеспечение.
Среди основных преимуществ:
• Ведение единой базы данных предприятия по заявкам на обеспечение, запросам на поставку и спецификациям (приложениям) к договорам, что позволяет легко контролировать состояние работ по заявке на обеспечение.
• Эффективное использование ресурсов управленческого персонала за счет автоматизации рутинных операций по подготовке и обработке документов.
• Управление правами доступа к документам системы, регулирование прав пользователей на создание, согласование и просмотр документов.
• Электронное согласование спецификаций (приложений) договора, что сокращает сроки согласования документов;
• Хранение истории согласования спецификации договора; данных о пользователях, выполнявших модификацию документов.
Результаты внедрения.
Показатель До внедрения После внедрения Примечание
Время создания спецификации договора В среднем до 8 часов В среднем до 20 минут Высвобождение времени произошло за счет унификации формы спецификации договора, автоматического формирования спецификации на основании коммерческого предложения Поставщика.
Время согласования спецификации договора В среднем до 7 дней В среднем до 2-3 дней Высвобождение времени произошло за счет электронного согласования спецификаций договора.
Время формирования отчета Анализ Исполнения заявок на обеспечение В среднем до 5 дней В среднем до 5 минут Высвобождение времени произошло за счет ведения единой базы данных предприятия по заявкам на обеспечение, запросам на поставку, спецификациям (приложениям) к договорам, поступлениям товара.
Ошибки при оформлении спецификации договора Постоянно Исключено Человеческий фактор исключен за счет проверок и блокировок системы.
Сокращение персонала отдела снабжения В среднем на 10% в зависимости от социальной политики предприятия За счет высвобождения рабочего времени происходит сокращение персонала или его переориентация.