Ошибки и риски в расчетах с сотрудниками. Что надо знать HR?

7 октября компания BLS провела вебинар по расчетам с сотрудниками. Участники онлайн-встречи, а ее посетили около 90 HR-директоров и специалистов, обсудили ошибки при выплатах, и как избежать рисков.

Расчеты – чувствительная тема и для работодателей, и для сотрудников. Любая ошибка приводит к финансовым проблемам, конфликтам с сотрудниками и санкциям надзорных органов. Расчет взносов, отпускные и больничные, премии, выплаты при увольнении, оплата командировок и т.д. – каждая из тем требует внимательности. Тем более, что и закон дает четкие объяснения далеко не всегда.

Например, для включения премий в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, их надо установить в трудовом или коллективном договоре. При этом выплаты должны быть связаны с результатами, обоснованы и оформлены приказом.  Кроме того, согласно Постановлению о среднем заработке, в него включается только то, что официально входит в систему оплаты труда. Также в средний заработок входят и выплаты за работу в выходные и командировочные дни.

В этой связи важно знать, как рассчитать часовую ставку и применить ее для сверхурочки и работы в выходной. Есть 3 варианта расчета: на основе производственного календаря, по персональному графику сотрудника или среднемесячному количеству рабочих часов. Выбор надо закрепить в локальном акте.

Активное обсуждение было по теме нерезидентов и налогам на доходы, не относящимся к зарплате. С учетом ст. 224 НК РФ для доходов от трудовой деятельности применяется ставка 13 %. Но важно другое – основание получения доходов: по работе или нет – в зависимости от этого ставка может составлять 30%.  А вот с удержанием сумм неотработанного отпуска ситуация иная. По умолчанию ТК РФ дает лимит в 20%, но BLS считает, что при окончательном расчете лимитом можно не ограничиться и удержать полный долг.

Еще одна тема связана с декретницами. Если женщина – в отпуске по уходу за ребенком и при этом на неполном дне – право на ежемесячное пособие сохраняется.  А еще при болезни она имеет право и на пособие по уходу, и на оплату больничного.

Споры всегда вызывает налогообложение при увольнении по соглашению сторон. Кто и как должен платить НДФЛ, если компания платит «компенсации» или «парашюты»? Основные рекомендации BLS на этот счет: указывать в документах то, что НДФЛ будет удержан, закладывать налог при расчете компенсации, а еще лучше – обратиться за разъяснениями в налоговую службу.  

Наконец, важно будет знать и еще один нюанс: больничный при увольнении. Пособие уволившемуся выплачивается, если он находился на больничном в связи с травмой или болезнью, или если болезнь наступила в течение 30 дней после прекращения работ по трудовому договору.