Электронный архив для финансовых ведомств России

30 октября 2008 года в Москве, в гостинице «Золотое кольцо», корпорация «Электронный Архив» (ЭЛАР) провела семинар «Практика создания ведомственных электронных архивов». Руководители и специалисты многих финансовых ведомств собрались, чтобы узнать о новейших решениях, повышающих эффективность работы с бумажной и электронной документацией, поделиться опытом с коллегами и понять, на каких именно участках обработку бумажных и электронных документов вручную можно автоматизировать с помощью специализированного программного обеспечения.

Среди участников были представители Минэкономразвития России, Федерального казначейства, Федеральной службы по тарифам, Федеральной службы по финансовым рынкам и многих других ведомств. Специалисты приехали как из центральных, так и региональных отделений.

В ходе семинара участники узнали о том, как происходит создание комплексных систем управления хранением документов: начиная с их обработки и заканчивая загрузкой электронных образов в электронный архив и его интеграцией в единую информационную систему организации-заказчика. Весь представленный материал был подкреплен демонстрациями работы созданных и уже эксплуатируемых на сегодняшний момент систем.

Так, участники смогли увидеть, как разработана система электронного архива Министерства финансов РФ, какие функции она позволяет осуществлять и как расширяет управленческие возможности.

На примере единой системы автоматизации архивного дела Управления ФНС России по Санкт-Петербургу была проведена демонстрация функциональных возможностей, позволяющих ощутимо снизить долю ручной обработки архивных документов, сократить сроки на поиск необходимого бумажного или электронного документа и, как следствие, повысить общую эффективность работы архивных отделов и других подразделений Управления.

Отдельная презентация была посвящена созданию электронного архива территориально-распределенной организации. Сотрудники ЭЛАР рассказали о том, как создается единое хранилище с общим для всех филиалов документным содержимым, как работает механизм доступа к данным и управления ими.

Специальным гостем семинара стал заместитель директора административного департамента Минэкономразвития России Валерий Павлович Вахнин. Его выступление на тему «Цели и задачи создания типового решения системы управления электронным архивом органа государственной власти» было посвящено вопросам возможности обеспечения юридической силы архивного электронного документа. В.П. Вахнин с позиций ФЦП «Электронная Россия» осветил масштабность данного вопроса и перспективы его решения, подчеркнув, что в рамках широкого внедрения информационных технологий по применению электронных документов проводится пилотный проект по созданию типового решения – электронный архив федерального органа исполнительной власти.

Практический характер семинара подчеркнула выставка и демонстрация работы сканирующего и другого специализированного оборудования, с помощью которого выполнялись работы по проектам. Присутствующие смогли непосредственно оценить возможности представленной техники и принять участие в её тестировании.

Семинар позволил представителям финансовых ведомств на практике ознакомиться с самыми современными и уже апробированными решениями в области эффективного управления обработкой, использованием и хранением бумажных и электронных документов.