Как правильно подготовить техническое оснащение для конференции

Вы запланировали конференцию, привлекли партнеров, разработали интересную программу, пригласили спикеров, выбрали уютный зал. Казалось бы, вся самая сложная работа выполнена и можно спокойно готовиться к мероприятию. Но вся подготовка может оказаться безрезультатной, если вы неправильно подберете техническое оснащение. В случае, когда вы арендуете зал, уже полностью укомплектованный для конференций, достаточно лично проверить работу оборудования. Но, когда вы снимаете помещение только со сценой и креслами, поиск всего необходимого оборудования ложится на ваши плечи. Потребуется потратить время, но это позволит вам подобрать оснащение, полностью подходящее под личные потребности и тематику мероприятия.

Техника, которая понадобится вам для проведения конференции: микрофоны-петлички для спикеров, несколько радиомикрофонов для присутствующих (понадобятся, чтобы участники могли задавать вопросы спикерам); звуковое оборудование, ноутбук, видеокамера.

На что нужно обратить внимание при оборудование помещения для конференции:

• Размещение видеоэкрана – многие люди значительно лучше воспринимают информацию визуально. Поэтому выступление будет более информативным, если вы наглядно продемонстрируете графики, видео, фото, какие-либо результаты работ. Можно взять видеоэкран в аренду на любой срок. Специалисты помогут выбрать размер монитора, учитывая площадь помещения и количество присутствующих людей в зале.
• Обеспечение бесплатным Wi-Fi – если на арендуемой площадке нет такого ресурса, стоит выбрать мощное оборудование, который обеспечит качественным бесперебойным сигналом большое количество людей.
• Подготовка зоны для зарядки мобильных устройств - при возможности установите зарядную станцию
• Организация видео выступления –понадобится как вам, так и присутствующим, которые со временем смогут “освежить” полученную информацию. Также вы сможете поделиться видео с теми, у кого не получилось попасть на мероприятие. Видеосъемку стоит доверять опытным, специально обученным операторам.
• Качественное освещение площадки – должно быть максимально комфортным и приближенным к дневному свету.

Чтобы вся техника во время мероприятия работала исправно, следует выбрать человека, который будет отвечать за функционирование оборудования, проведет его грамотную настройку и проверку.