Удар по бюрократии: как повысить эффективность офисной деятельности

Правило №1: наведите и поддерживайте порядок на каждом рабочем месте и в офисе в целом. Двадцать процентов времени уходит на поиск документов, файлов и необходимых канцелярских принадлежностей. Решите проблему и высвободите значительную часть драгоценных временных ресурсов. Вовлеките в эту работу всех руководителей и сотрудников.

Правило №2: опишите офисные процедуры и стандартизируйте их. Стандартизируйте процессы принятия решений, взаимодействия с клиентами и между подразделениями. Люди перестанут тратить время на бесполезное просиживание на совещаниях и свой творческий потенциал на «тушение пожаров». Вместо этого они будут совершенствовать существующие стандарты.

Правило №3: изучите процессы, на первом этапе самые важные (проблемные) для компании, найдите потери и устраните их. Отладьте доставку информации нужным людям в нужное время. Устраните потери на этапе согласования проектов документов и сбора требуемых регламентом подписей. Исключите лишние перемещения сотрудников и информации. Проделав эту работу, ваш офис будет работать как часы.

Правило №4: измеряйте эффективность деятельности офисных подразделений и каждого работника в отдельности. Увяжите результаты работы работников и заработную плату (через показатели деятельности), не стоит переплачивать тем, кто работает неэффективно.

Правило №5: сделайте управление в офисе гибким и наладьте работу в командах. Решения оптимальны, когда над их принятием работают сотрудники разных подразделений. Глупо потерять миллион из-за того, что кого-то забыли выслушать.

Список правил можно продолжать. Философия Лин основана на здравом смысле: оптимизации процессов и исключении потерь. Ведущий тренер «Центра Оргпром» Анатолий Феськов проведет тренинг «Лин в офисе» (http://www.leanforum.ru/go/obj0135772336/obj0064571388) и продемонстрирует как повышать эффективность функциональных служб и офисных подразделений. Тренинг пройдет 13 ноября в рамках Российского Лин Форума.

Справка:

III Российский Лин Форум — международная конференция по повышению эффективности производства. Форум пройдет с 10 по 14 ноября 2008 г. в Челябинске. Участники: директора и ведущие специалисты производственных систем крупнейших российских компаний, представители органов власти, международные эксперты из США, Франции, Китая, Турции и Нидерландов.

Организатором выступает «Центр Оргпром», ведущий российский провайдер услуг по освоению системы Лин. Среди клиентов Оргпрома — Русал, КАМАЗ, ВСМПО-АВИСМА, АВТОВАЗ, Магнезит, ВАСО, Объединеная авастроительная корпорация, Сибур-Русские шины, Philips (Украина) и другие компании России и ближнего зарубежья.