Автоматизирована система управления деятельностью регионального оператора капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах

В связи с нововведениями в федеральном законодательстве, в 2013 году в Тверской области был создан региональный оператор – Фонд капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области.

Целью деятельности Фонда является обеспечение организации и своевременного проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах на территории Тверской области за счет взносов собственников помещений в таких домах, бюджетных средств и иных источников финансирования.

Размер штата компании составляет 50 человек, в среднем в год реализуется около 300 проектов длительностью от 6 месяцев до 2-х лет с привлечением порядка 70 подрядных и проектных организаций. Работы выполняются более чем в 100 муниципальных образованиях Тверской области.

Цель проекта:
- Сократить срывы сроков проектов капитального ремонта за счет выстраивания прозрачной системы информирования о состоянии ремонтных работ по договорам с подрядчиками

Задачи проекта:

- Выстроить сквозной процесс управления проектами капитального ремонта с закреплением персональной ответственности за результаты
- Обеспечить формирование актуальной отчетной информации по результатам работы организации в различных разрезах
- Стабилизировать сроки выполнения проектов, выровнять нагрузку на исполнителей, контролировать сроки выполнения работ подрядчиками
- Обеспечить контроль освоения денежных средств по каждому дому
- Создать централизованное хранилище информации в электронном виде, обеспечить формирование актуальной отчетной информации в различных разрезах

Сергей Бойков, генеральный директор Фонда капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области: «Наша компания начала сотрудничество с «Адванта Консалтинг» в январе 2016 года. За 9 месяцев совместной работы разработана эффективная информационная система управления, которая помогает быстрее и качественнее выполнять проекты капитального ремонта и автоматизировать производственные процессы.

Система позволяет одновременно контролировать выполнение работ на более 1000 объектах, организован электронный документооборот, благодаря чему нарушения сроков ответов на обращения сократились на 90%. Автоматизация производственных процессов помогла снизить просрочки по выполнению регламентных процедур на 50%. За счет эффективного информационного обмена между сотрудниками Фонда и смежными организациями устраняются потери и освобождаются ресурсы для улучшения работы».

Результаты проекта

- Автоматизированы процессы управления двумя типами проектов: проекты капремонта и внутренние организационные проекты
- Создана единая база многоквартирных домов Тверской области с указанием технических характеристик каждого дома. В системе доступна вся относящаяся к дому документация, поступающая в фонд: технические паспорта, акты технического состояния домов, акты разграничения балансовой принадлежности, экспертные заключения по лифтам и т.д.
- Формируются и отслеживаются муниципальные краткосрочные планы капитальных ремонтов, объединяющие по 200-400 домов каждый
- Ведется реестр протоколов общих собраний собственников многоквартирных домов
- Осуществляется подомовой учет проведенных капитальных ремонтов, отслеживаются финансовые расчеты по каждому дому с детальной разбивкой по суммам закрываемых работ в договорах и актам выполненных работ КС-2.
- Формируется сводная отчетность по выполнению муниципальных краткосрочных планов и стандартные формы отчетности для организации муниципального контроля
- В контуре документооборота за 1,5 года работы системы обработано 50 000 документов
- Для подрядчиков доступен реестр электронных аукционов со ссылками на внешнюю торговую площадку
- В информационной системе регулярно работают 70% сотрудников Фонда, сотрудники курирующего министерства и ГЖИ
- Организован доступ в систему всем муниципальным образованиям Тверской области в части домов, расположенных на их территории
- Реализована система мотивации сотрудников, отслеживаются общие и индивидуальные показатели эффективности

Сергей Бойков, генеральный директор Фонда капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области: «Сотрудничество с «Адванта Консалтинг» позволяет нашей компании непрерывно повышать производительность и совершенствовать бизнес-процессы. Это особенно актуально в условиях сохранения существующих темпов ежегодного двукратного увеличения объемов капитального ремонта. Так на втором этапе модернизации системы мы настроили контур «Финансы». В настоящее время мы выполняем интеграцию с другими информационными системами и настраиваем «дашборды» по основным направлениям деятельности. Планируем и дальше продолжать сотрудничество для повышения эффективности нашей компании и региональной системы капитального ремонта в целом».

Павел Лазаренко, ведущий руководитель проектов «Адванта Консалтинг»: «Проект для Фонда был примечателен тем, что Заказчик сам с большим интересом занимался моделированием системы. Совместными усилиями была произведена настройка контуров управления проектами капремонта домов и управления документооборотом, внедрение регулярных процессов по актуализации данных о ходе проектов.
В результате система позволяет видеть актуальную картину по всем проектам, повысить оперативность получения данных и структурировать подход к управлению. В целом, это помогло Клиенту выстроить прозрачную процедуру управления проектами капремонтов домов в своем регионе».