Электронный документооборот: причины выбора такой формы

Часто документы компаний ведутся в таком количестве, что работа с ними усложняется в разы. Чем больше сотрудников, чем больше организация и чем шире круг ее деятельности — тем сложнее создавать архив и работать с новыми и старыми бумагами. Но современные достижения в различных областях дошли и до сферы документооборота, поэтому сегодня появилась возможность облегчить эту часть работы. Позволяет это сделать электронный документооборот.

Причины, по которым компании выбирают СЭД

Причин можно назвать много, но среди основных принято выделять следующие:

• Экономия на бумаге. Поскольку все документы существуют в электронном виде, можно забыть о горах потраченной бумаги. Сразу экономия видится не столь существенной, но для больших фирм, если посчитать, сэкономленная сумма окажется чувствительной.


• Экономия на месте. Документы, напечатанные на бумаге, нужно где-то хранить, поэтому всегда возникает необходимость в шкафах, дополнительных полках. При этом электронный архив документов может быть сколь угодно большим — на пространстве офиса это никак не отразится.


• Возможность найти любой документ по любым параметрам. Перекапывать кипы бумаг в поиске одного документа — это очень долго и неэффективно. Специальные же программы позволяют задать различные параметры поиска, благодаря которым самая старая страница будет найдена практически моментально.


• Возможность ограничить доступ для разных сотрудников. В каждой компании сотрудники обладают разными полномочиями. Если один может иметь доступ к определенным документам, то для другого это нежелательно. Электронная версия позволяет четко разграничить доступ при помощи установки паролей разного уровня.


• Контроль над работой сотрудников. Речь идет не о собственно контроле, а о невозможности работника «сделать вид», что он занят работой. Раньше можно было сидеть и часами копаться в бумагах, создавая видимость бурной деятельности, но теперь электронный документооборот в организации этого сделать не позволит — каждое действие работника отражается в системе.

Нельзя отрицать, что электронная система несовершенна. В ней есть свои нюансы: СЭД не может проследить правильность вводимых данных, поэтому застраховаться от ошибок невозможно. Как показывает практика, сложным моментом является и процесс перехода с обычной системы документооборота на электронную. Здесь играет роль чисто психологический фактор: многие привыкли работать «по старинке» и до последнего противятся нововведениям. Решить эту проблему может руководитель, который попробует организовать работу грамотно, постепенно переводя сотрудников на новый уровень.