Автоматизация помогла предприятию АПК собрать данные в единый ИТ-ландшафт

ИТ-интегратор «Первый Бит» автоматизировал работу «Август-Агро» – крупного российского агрохолдинга. Новая корпоративная информационная система, созданная на основе «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» охватила 12 предприятий «Август-Агро».

С помощью ESB-системы «1С:Шина» в единый ИТ-ландшафт объединены все решения холдинга, включая 1С:MDM, «1С:Управление холдингом», отраслевая учетная система для предприятий АПК, «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Бухгалтерия» и др.

Стандартизировано и унифицировано управление нормативно-справочной информацией (НСИ), организованы централизованные закупки сырья и материалов, создана эффективная система аккредитации поставщиков, реализован механизм конкурентных закупок с автоматическим выбором победителя.

Заявки на закупку обрабатываются на 25% быстрее, время на аккредитацию поставщика сократилось на 30%. Подготовка управленческой отчетности ускорилась на 60%, оборачиваемость склада повысилась на 20%, производственные затраты снижены на 14%, заказы выполняются на 30% быстрее.

«Август-Агро» – отечественный сельхозпроизводитель, в активах которого – 270 тыс.га земель в России и 14 тыс.га в Казахстане, высокоскоростные элеваторы и зерносушильные комплексы, современные молочные комплексы, более 1,5 тыс. единиц сельхозтехники и оборудования.

В структуре холдинга – двенадцать предприятий, которые производят продукцию растениеводства и животноводства, производят семена зерновых, зернобобовых и масличных культур, организуют хранение и перевалку продукции, поставки и ремонт сельхозтехники. В системе нормативно-справочной информации – более 150 000 элементов: организации, подразделения, наименования продукции, контрагенты, договоры, виды работ и т.д.
Ранее управление НСИ и закупками в холдинге не было автоматизировано.

Отсутствовал единый инструмент для управления справочниками. Информация дублировалась, возникали ошибки в классификации номенклатуры, расчете себестоимости, учете остатков на складе. Отсутствовали регламенты по взаимодействию с поставщиками, а процесс их аккредитации выполнялся отдельно для каждой компании. Заявки на участие в конкурентных закупках собирались в электронных таблицах, что занимало значительное время менеджеров. Возникали различные технические сложности.

Компании потребовалась информационная система, которая позволила бы унифицировать нормативно-справочную информацию, выстроить единую схему корпоративных закупок и создать удобный инструмент для взаимодействия с поставщиками. Еще одной важной задачей стала интеграция всех информационных систем холдинга в единый ИТ-ландшафт.

В качестве решения были выбраны «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» и ESB-система (сервисная шина предприятия, англ. enterprise service bus) «1С:Шина». Партнером по внедрению стала компания «Первый Бит» (офис «Спортивная»).

В ходе проекта была проведена всесторонняя диагностика бизнес-процессов в различных подразделениях холдинга, включая строящийся элеватор, зерноток, хлебоприёмное предприятие, семенной завод. Система «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» развернута на 118 рабочих местах. Выполнена интеграция решений. Кроме того, в единый корпоративный ИТ-ландшафт включены «1С:Управление холдингом», «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», системы управления проектами и проектной документацией.

Обмен данными между элементами единой интегрированной системы выполняется в режиме реального времени. Реализован журнал регистрации интеграционных потоков, который позволяет в автоматическом режиме осуществлять мониторинг обменов, автоматически фиксирует причину уязвимостей, уведомляет администратора и предлагает варианты исправления. Изменения, внесенные в структуру данных и бизнес-логику системы, мгновенно отображаются в интеграционных потоках.

Настроены гибкие правила трансформации данных при передаче между информационными системами (например, автоматическое сопоставление элементов справочников при несовпадении структуры данных). Если конфигурации решений обновляются, интеграционные потоки автоматически перестраиваются с учётом новых параметров.

В рамках проекта была внедрена новая концепция управления нормативно-справочной информацией:
Единая модель мастер-данных создана в системе 1С:MDM. Выполнена нормализация НСИ: устранено более 4 500 дублей, более 3 000 наименований номенклатуры корректно распределены в справочниках. Эталонные данные передаются в другие ИТ-решения холдинга через «1С:Шину».
Заявки на создание или изменение элементов справочника проходят несколько этапов контроля и обработки.

При формировании заявки система выполняет автоматическую проверку на дубли, после чего отправляет ее на согласование специалисту НСИ. После подтверждения заявки в справочнике создается новый или актуализируется существующий элемент, а обновлённые данные автоматически отправляются в связанные информационные системы.

Если в справочник добавляется контрагент, а данные по нему заполнены автоматически на основе ЕГРЮЛ – корректность данных проверяет бот НСИ, если проверка пройдена – запись в справочнике создается автоматически, а если выявлены несоответствия – заявка передается специалисту службы НСИ на корректировку.

Выстроена единая система управления корпоративными закупками:

Создан личный кабинет поставщика (ЛК), который обеспечивает централизованное взаимодействие с агрохолдингом и автоматизирует участие в закупочных процедурах. Поставщик получает доступ к личному кабинету после успешной аккредитации.

Для аккредитации поставщик подаёт единый пакет документов для работы с управляющей компанией (УК) и всеми предприятиями холдинга. УК проверяет и подтверждает документы. После аккредитации поставщик получает статус доверенного поставщика.

При потере статуса в УК работа с ним автоматически блокируется во всех агрофирмах холдинга. Внесённые изменения мгновенно синхронизируются с системами управления заказами и расчётами. Сроки аккредитации система контролирует автоматически, за 30 дней до истечения срока действия аккредитации поставщик получает уведомление о необходимости продления статуса. Если уставные документы поставщика меняются – система автоматически инициирует повторную аккредитацию с уведомлением ответственного лица.

При выявлении несоответствий корпоративным требованиям холдинга система автоматически отклоняет аккредитацию и направляет запрос на повторное предоставление документов. После аккредитации поставщик получает доступ к полному архиву взаимодействия с агрохолдингом.
Таким образом удалось унифицировать процесс аккредитации и сократить время согласования документов. Аккредитация поставщиков ускорилась на 30%. Исключены случаи заключения договоров с неподтверждёнными поставщиками.

С помощью личного кабинета поставщика организована система конкурентных закупок. В ЛК отображается список активных лотов с детальной информацией о предмете закупки, сроках, объеме и условиях поставки. Поставщик в режиме реального времени получает уведомления о новых лотах и может подавать предложения с указанием цен и условий поставки. Кроме того, в личном кабинете поставщику доступен полный архив взаимодействия с агрохолдингом – переписка, статусы заявок и результаты закупочных процедур.

Система в автоматическом режиме оценивает предложения на основе заданных параметров. Если есть сходные предложения от разных поставщиков – победитель определяется по сумме рейтинговых показателей. Если предложение не соответствует требованиям – заявка отклоняется с указанием причин, а поставщик может скорректировать своё предложение. После завершения закупочной процедуры система автоматически фиксирует статус победителя и составляет договор. Кроме того, в системе оперативно формируются отчёты об эффективности закупок и соответствии предложений требованиям холдинга.

итоге предприятие получило систему управления закупками, которая позволяет в автоматическом режиме выбирать наиболее выгодные условия и исключать риски нарушения договорных обязательств. Обработка заявок ускорилась на 25%. Руководство контролирует закупки в онлайн-режиме. Снижены риски заключения договоров по необоснованно высоким ценам. Полностью исключены случаи нарушения условий закупок или выбора поставщика в обход управляющей компании.

Обеспечен надежный контроль над процессами интеграции через сервисную шину данных «1С:Шина». Ранее поддержка интеграции выполнялась внешними подрядчиками, теперь привлекать внешних специалистов не нужно. Настройка интеграций упростилась, что сократило время на включение в ИТ-ландшафт новых ИТ-решений.

«С помощью 1С:MDM в связке с 1С:Управление холдингом и другими системами 1С мы унифицировали управление НСИ, организовали централизованное снабжение компаний группы сырьем и материалами, оптимизировали управление корпоративными закупками, улучшили работу с поставщиками. Объединить все решения в корпоративный ИТ-ландшафт помогла 1С:Шина. На 60% ускорилась подготовка управленческой отчетности, на 20% повысилась оборачиваемость склада, на 14% сократились производственные затраты. Заказы обрабатываются на 50% быстрее, их исполнение ускорилось на 30%», – отметил исполнительный директор УК «Август-Агро» Гумер Закиров.