«Монолит-Инфо» автоматизирует электронный архив документов Пивоваренной компании «Балтика»
24 Сентября 2012
В компании «Балтика» реализуется проект по организации на базе ERP Монолит электронного архива бухгалтерских и финансовых документов — один из этапов создания интегрированной системы электронного документооборота.
Поставщиком решения стал давний бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо». Первый этап проекта электронного архива документов завершён в начале 2012 года.
Цели проекта
В конце 2010 года перед компанией «Балтика» встала задача по построению электронного архива бухгалтерских и финансовых документов, направленная на достижение ряда стратегических целей управления бизнес-процессами и организации бухгалтерского учета:
Повышение скорости документооборота, как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках.
Оптимизация структуры бухгалтерии за счет того, что при электронном хранении документов нет необходимости территориально увязывать функции приема, ввода и хранения первичного документа.
К этому времени компания Монолит-Инфо уже включила в состав функциональности своих ИТ-решений все основные компоненты ECM (СЭД), благодаря чему данный проект уже имел под собой базу в виде средств хранения электронных документов в рамках ERP Монолит.
К началу проекта Компанией «Балтика» было принято решение о реализации в рамках ERP Монолит задач электронного документооборота в части процессов, уже находящихся под управлением ERP Монолит.
Ход проекта
Учитывая значительные масштабы проекта (более 2 миллионов документов в год и свыше 500 пользователей), а также требования по использованию в существующей техники (сканеров) и каналов связи, было решено разделить реализацию проекта на следующие этапы:
Подготовка технического проекта, занявшая 4 месяца.
Пилотный проект для определения требований к реализации и разработка необходимой функциональности системы. Пилотный проект потребовался для того, чтобы уложиться в определенные заказчиком параметры (качество сканирования, возможности оптимизации сетевого трафика между удаленными подразделениями, использование внешних приложений для разбора штрих-кодов и пр.). Данный этап занял 5 месяцев.
Первая очередь системы, включающая документы, связанные с реализацией, движением готовой продукции и основных средств — реализована и сдана в эксплуатацию в первом полугодии 2012 года.
Вторая очередь системы, включающая документы, относящиеся к закупкам (ТМЦ, услуги, транспорт и пр.) — находится в стадии реализации, запуск в эксплуатацию запланирован до конца 2012 года.
Задачи, решенные в ходе проекта
В ходе проекта были решены следующие задачи:
Обследование существующего документооборота и его оптимизация — например, в части основных средств и отчетов дистрибьюторов по использованной продукции и рекламным материалам. Выполнено формальное описание документооборота в терминах первичных документов, способов их обработки, взаимосвязь с документной моделью ERP-системы.
Загрузка документов от удаленных пользователей по выделенным каналам связи.
Маркировка первичных документов штрих-кодами, позволяющими автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов.
Поточное сканирование документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, автоматической привязкой к документам системы.
Реализована и внедрена утилита сжатия изображений и повышения яркости цветных печатей и подписей.
Основные преимущества реализуемого решения
Реализуемое в рамках проекта решение — один из этапов создания системы электронного документооборота, тесно интегрированной с функционалом используемых на «Балтике» модулей ERP, CRM и HRM от Монолит-Инфо. К его преимуществам следует отнести:
Возможность хранения электронных документов (ЭД) любых типов (с привязкой или к документу ERP-системы, или к элементу любого классификатора)
Средства управления процессом согласования (утверждения) документов.
Интегрированный интерфейс работы с документами, когда пользователю одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и пр.)
Поточное сканирование входящих документов позволяет оптимизировать структуру бухгалтерии, давая возможность территориального разнесения функций приема, ввода и хранения первичного документа. Т.е. документ может быть получен и загружен в систему в филиале, а обработан бухгалтером в штаб-квартире. При этом [бумажный] оригинал документа может быть сначала размещен в архиве филиала, а затем перемещен на постоянное хранение в основной архив компании уже без увязки с ходом обработки этого документа в системе
Развитие проекта
В конце 2012 года начнется эксплуатация второй очереди системы, в рамках которой к системе будут подключены оставшиеся процессы и документы, а также будет внедрён ряд новых функций и вариантов загрузки и создания документов. Этап завершится интеграцией в электронный архив ряда используемых в компании «Балтика» специализированных систем.
В этот же период стартует проект по электронным счетам-фактурам, который станет первым этапом на пути выстраивания на базе ERP Монолит процесса электронного обмена документами с контрагентами.
Проект определил круг возможностей для дальнейшего развития в этом направлении, а именно: более эффективное использование корпоративной информационной системы «Балтики», ядром которой является «ERP Монолит», оптимизация существующих бизнес-процессов работы с входящими бухгалтерскими документами, автоматизация других функций, ведущих к построению комплексной системы электронного документооборота, охватывающей максимальный круг финансовых документов и максимальное число ключевых бизнес-процессов.
Герман Эпштейн, директор по информационным технологиям ОАО «Пивоваренная компании «Балтика»: «Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании «Балтика» оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Успешная реализация первого этапа проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».
Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Решение, в котором неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии наиболее информационных систем компаний с интенсивным документооборотом, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов крупную ERP-систему и крупную ECM-систему. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут стратегически запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативные решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса».
Справка
ЗАО «Монолит-Инфо»
Компания «Монолит-Инфо» (Санкт-Петербург) основана в 1991 году. Компания специализируется на разработке и внедрении корпоративных информационных систем, предлагая решения на базе собственной платформы «ERP Монолит». Решения «Монолит-Инфо» ориентированы главным образом на предприятия пищевой, химической и целлюлозно-бумажной отраслей промышленности, а также крупнооптовые фирмы. Компания успешно работает в России, странах СНГ. В число клиентов Монолит-Инфо входят крупные российские и зарубежные пивоваренные компании, такие как «Балтика», «Славутич», «Очаково»; предприятия пищевой («Kellogg») и фармацевтической («Роста») отрасли, а также многие другие.
РФ, 191123, Санкт-Петербург, ул. Рылеева, 29, тел. +7-(812)-334-9595, http://www.monolit.com
За дополнительной информацией просьба обращаться к Марии Гудас, пресс-служба компании «Монолит-Инфо», +7 812 334 95 95
ОАО «Пивоваренная компания «Балтика»
ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» — крупнейший производитель товаров народного потребления России, с 1996 года лидер российского рынка пива. Бренд «Балтика» занимает первое место по продажам в Европе (Canadean, Euromonitor). Компании принадлежат заводы в 10 городах России, 1 завод в Азербайджане, широкий портфель брендов. Пивоваренная компания «Балтика» — ведущий экспортер российского пива: продукция «Балтики» представлена более чем в 70 странах мира, на долю компании приходится 70% всех экспортных поставок российского пива. «Балтика» входит в группу компаний Carlsberg. В качестве корпоративной информационной системы на предприятии используется «ERP МОНОЛИТ».
За дополнительной информацией просьба обращаться в отдел по связям с общественностью ОАО «Пивоваренная компания «Балтика», + 7 812 326 66 37, http://corporate.baltika.ru/m/2547/contacts.html
Поставщиком решения стал давний бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо». Первый этап проекта электронного архива документов завершён в начале 2012 года.
Цели проекта
В конце 2010 года перед компанией «Балтика» встала задача по построению электронного архива бухгалтерских и финансовых документов, направленная на достижение ряда стратегических целей управления бизнес-процессами и организации бухгалтерского учета:
Повышение скорости документооборота, как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках.
Оптимизация структуры бухгалтерии за счет того, что при электронном хранении документов нет необходимости территориально увязывать функции приема, ввода и хранения первичного документа.
К этому времени компания Монолит-Инфо уже включила в состав функциональности своих ИТ-решений все основные компоненты ECM (СЭД), благодаря чему данный проект уже имел под собой базу в виде средств хранения электронных документов в рамках ERP Монолит.
К началу проекта Компанией «Балтика» было принято решение о реализации в рамках ERP Монолит задач электронного документооборота в части процессов, уже находящихся под управлением ERP Монолит.
Ход проекта
Учитывая значительные масштабы проекта (более 2 миллионов документов в год и свыше 500 пользователей), а также требования по использованию в существующей техники (сканеров) и каналов связи, было решено разделить реализацию проекта на следующие этапы:
Подготовка технического проекта, занявшая 4 месяца.
Пилотный проект для определения требований к реализации и разработка необходимой функциональности системы. Пилотный проект потребовался для того, чтобы уложиться в определенные заказчиком параметры (качество сканирования, возможности оптимизации сетевого трафика между удаленными подразделениями, использование внешних приложений для разбора штрих-кодов и пр.). Данный этап занял 5 месяцев.
Первая очередь системы, включающая документы, связанные с реализацией, движением готовой продукции и основных средств — реализована и сдана в эксплуатацию в первом полугодии 2012 года.
Вторая очередь системы, включающая документы, относящиеся к закупкам (ТМЦ, услуги, транспорт и пр.) — находится в стадии реализации, запуск в эксплуатацию запланирован до конца 2012 года.
Задачи, решенные в ходе проекта
В ходе проекта были решены следующие задачи:
Обследование существующего документооборота и его оптимизация — например, в части основных средств и отчетов дистрибьюторов по использованной продукции и рекламным материалам. Выполнено формальное описание документооборота в терминах первичных документов, способов их обработки, взаимосвязь с документной моделью ERP-системы.
Загрузка документов от удаленных пользователей по выделенным каналам связи.
Маркировка первичных документов штрих-кодами, позволяющими автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов.
Поточное сканирование документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, автоматической привязкой к документам системы.
Реализована и внедрена утилита сжатия изображений и повышения яркости цветных печатей и подписей.
Основные преимущества реализуемого решения
Реализуемое в рамках проекта решение — один из этапов создания системы электронного документооборота, тесно интегрированной с функционалом используемых на «Балтике» модулей ERP, CRM и HRM от Монолит-Инфо. К его преимуществам следует отнести:
Возможность хранения электронных документов (ЭД) любых типов (с привязкой или к документу ERP-системы, или к элементу любого классификатора)
Средства управления процессом согласования (утверждения) документов.
Интегрированный интерфейс работы с документами, когда пользователю одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и пр.)
Поточное сканирование входящих документов позволяет оптимизировать структуру бухгалтерии, давая возможность территориального разнесения функций приема, ввода и хранения первичного документа. Т.е. документ может быть получен и загружен в систему в филиале, а обработан бухгалтером в штаб-квартире. При этом [бумажный] оригинал документа может быть сначала размещен в архиве филиала, а затем перемещен на постоянное хранение в основной архив компании уже без увязки с ходом обработки этого документа в системе
Развитие проекта
В конце 2012 года начнется эксплуатация второй очереди системы, в рамках которой к системе будут подключены оставшиеся процессы и документы, а также будет внедрён ряд новых функций и вариантов загрузки и создания документов. Этап завершится интеграцией в электронный архив ряда используемых в компании «Балтика» специализированных систем.
В этот же период стартует проект по электронным счетам-фактурам, который станет первым этапом на пути выстраивания на базе ERP Монолит процесса электронного обмена документами с контрагентами.
Проект определил круг возможностей для дальнейшего развития в этом направлении, а именно: более эффективное использование корпоративной информационной системы «Балтики», ядром которой является «ERP Монолит», оптимизация существующих бизнес-процессов работы с входящими бухгалтерскими документами, автоматизация других функций, ведущих к построению комплексной системы электронного документооборота, охватывающей максимальный круг финансовых документов и максимальное число ключевых бизнес-процессов.
Герман Эпштейн, директор по информационным технологиям ОАО «Пивоваренная компании «Балтика»: «Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании «Балтика» оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Успешная реализация первого этапа проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».
Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Решение, в котором неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии наиболее информационных систем компаний с интенсивным документооборотом, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов крупную ERP-систему и крупную ECM-систему. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут стратегически запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативные решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса».
Справка
ЗАО «Монолит-Инфо»
Компания «Монолит-Инфо» (Санкт-Петербург) основана в 1991 году. Компания специализируется на разработке и внедрении корпоративных информационных систем, предлагая решения на базе собственной платформы «ERP Монолит». Решения «Монолит-Инфо» ориентированы главным образом на предприятия пищевой, химической и целлюлозно-бумажной отраслей промышленности, а также крупнооптовые фирмы. Компания успешно работает в России, странах СНГ. В число клиентов Монолит-Инфо входят крупные российские и зарубежные пивоваренные компании, такие как «Балтика», «Славутич», «Очаково»; предприятия пищевой («Kellogg») и фармацевтической («Роста») отрасли, а также многие другие.
РФ, 191123, Санкт-Петербург, ул. Рылеева, 29, тел. +7-(812)-334-9595, http://www.monolit.com
За дополнительной информацией просьба обращаться к Марии Гудас, пресс-служба компании «Монолит-Инфо», +7 812 334 95 95
ОАО «Пивоваренная компания «Балтика»
ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» — крупнейший производитель товаров народного потребления России, с 1996 года лидер российского рынка пива. Бренд «Балтика» занимает первое место по продажам в Европе (Canadean, Euromonitor). Компании принадлежат заводы в 10 городах России, 1 завод в Азербайджане, широкий портфель брендов. Пивоваренная компания «Балтика» — ведущий экспортер российского пива: продукция «Балтики» представлена более чем в 70 странах мира, на долю компании приходится 70% всех экспортных поставок российского пива. «Балтика» входит в группу компаний Carlsberg. В качестве корпоративной информационной системы на предприятии используется «ERP МОНОЛИТ».
За дополнительной информацией просьба обращаться в отдел по связям с общественностью ОАО «Пивоваренная компания «Балтика», + 7 812 326 66 37, http://corporate.baltika.ru/m/2547/contacts.html
Последние новости раздела
12 апреля 2024